Про POS та автоматизацію бізнесу

Облік товарів у зошиті. Як не знищити свій бізнес

Сучасне бізнес-середовище вже неможливо уявити без цифрових інструментів: месенджерів, гаджетів, зручних CRM-систем тощо. Але питання, як вести бухгалтерію та облік товарів, чомусь все ще залишається на часі.

Керівник із розвитку продукту Вчасно.POS Андрій Конішевський розповів про три найпопулярніших способи ведення обліку, їхні обмеження та переваги. 


Блокнот 


Найпростіший та найдешевший спосіб ведення бухгалтерії — це блокнот або зошит. Вам не потрібно купувати додаткову техніку, розбиратися в програмах, додатках чи наймати окрему людину. Необхідно лише мати блокнот та ручку, які зручно носити з собою та записувати в будь-який момент всю необхідну інформацію. 

І цей спосіб спрацьовує, якщо власник бізнесу, бухгалтер та продавець — це одна особа, яка продає один-два типи товарів. 

Але якщо асортимент більший, то використовувати зошит уже проблематично. Записувати вручну коди товарів, дохід та витрати займає багато часу і має високий ризик створення помилки в даних. Зрозуміти, де сталась помилка та виправити її, — досить непроста задача. Сформувати звіт чи переглянути статистику за певний період теж необхідно буде вручну.

Про захист даних годі й казати. Ваш блокнот може опинитися у продавця або ж у третіх осіб. А якщо ви його забудете вдома або загубите, то втратите і всю звітність бізнесу. 


Облік у таблицях Excel


Доступний інструмент обліку для підприємців із невеликою кількістю товарів та однією точкою продажів. 

Програму Excel можна завантажити на свій комп'ютер та адаптувати під свій бізнес. На відміну від обліку на папері, в програмі всі розрахунки автоматичні, а таблиці витрат і доходів можна розбити по категоріях. Ви зможете швидко переглядати статистику за декілька місяців, створювати графіки та діаграми. 

У порівнянні з блокнотом, робота в Excel є зручнішою та має дещо вищий ступінь захисту даних, але все ж таки є недоліки. Ведення обліку в таблицях дозволяє трішки автоматизувати робочі процеси, але водночас не прискорить швидкість введення даних та не захистить від помилок. Рівень контролю залишається низьким, адже зробити сумісний доступ для декількох працівників до файлу неможливо. Тобто, такий варіант підходить, якщо ви власноруч ведете файл. 

Також, чим більше даних ви вноситимете у файл Excel, тим більше часу знадобиться комп’ютеру на відкриття, збереження чи закриття файлу. Раптове вимкнення електроенергії також призведе до знищення щойно внесених даних у таблицю. 


Сервіси автоматизації


Розширення мережі торгових точок — дзвіночок про те, що вашому бізнесу час підключати POS-систему (сервіс автоматизації та управління бізнесом). Можливостей таблиць вже буде недостатньо для того, щоб виконувати всі необхідні функції обліку товарів. Зокрема, контроль та обробка великої кількості інформації. Все це можна буде отримати в єдиному кабінеті POS: облік та управління фінансами, складом, продажем та персоналом. При підключені нових співробітників у систему ви матимете змогу віддалено контролювати усі внесені зміни та дії у програмі.

Система обліку надає можливість повністю автоматизувати бізнес. І, звичайно, відсутність ручного введення даних є основною відмінністю POS від інших типів ведення обліку. В процесі роботи складу і касового залу інформація про виконані операції автоматично надходить до облікової системи. POS-система дозволяє легко підключити сканер штрихкодів та термінал для оплати картою. 

Для прикладу, невелика мережа пекарень завдяки POS з вбудованим реєстратором розрахункових операцій (РРО) змогла зекономити понад 30 тисяч гривень на встановленні касових апаратів та придбанні додаткових комп’ютерів. Також у них з’явилась можливість відстежувати клієнтську базу, керувати замовленнями та без додаткових проблем оновлювати дані запасів на складі. А якщо впроваджуються законодавчі зміни та нові вимоги до підприємців — власникам бізнесу достатньо натиснути кнопку оновлення програми, не перериваючи робочий процес на сервісне обслуговування.



Який спосіб ведення обліку краще підходить для вашого бізнесу — ручний або автоматизований — вирішувати вам. Проте варто завжди думати в сторону удосконалення, спрощення та автоматизації, аби ваш бізнес вигравав в умовах жорстокої конкуренції. Сьогодні програмні рішення є помічниками для розв'язання рутинних питань та контролю бізнес-процесів.

Андрій Конішевський
Керівник із розвитку продукту Вчасно.POS, має 15-річний досвід в автоматизації бізнес-процесів.

За матеріалом Дія.Бізнес
#POS та автоматизація бізнесу