Успішні кейси з впровадження документообігу

"Пост Фінанс": електронний документообіг — тільки "за"

Спрощення щоденної роботи з документами і перехід на електронний документообіг — це економія ресурсів і часу.


Проблеми росту: потрібна оптимізація


Рішення про впровадження електронного документообігу у всій Групі компаній "Нова Пошта" було логічним і своєчасним. Воно стало наслідком потужного зростання компанії в останні роки — документообіг з контрагентами ріс стрімко і нещадно. Тоді в компанії задумалися про сервіс електронного документообігу і майже обрали M.Е.Doc. Однак вірусна атака (вірус Petya, що вразила багато комп'ютери саме через цю програму) змусила подумати ще раз і обрати сервіс "Вчасно".

Першим в структурі Групи компанії "Нова Пошта" на прийняте рішення відгукнувся "Пост Фінанс" — кожен місяць з наближенням термінів відправлення документів співробітники цієї компанії цілими днями заклеювали конверти з актами виконаних робіт. Впровадження "Вчасно" пройшло швидко: документи цієї компанії найменш трудомісткі у всій ГК "Нова Пошта".

Як мені перейти на ЕДО


Нюанси впровадження


Для того, щоб запрацював електронний документообіг, потрібно зробити кілька простих дій. Зокрема, надати розробникам "Вчасно" друковані форми документів, які використовуються в обороті. Ті заливають їх в свій сервіс — і електронні форми інтегруються з обліковою системою компанії.
Перехідний період, під час якого відбувалися налаштування інтеграції, в "Пост Фінанс" тривав місяць. Але після почалося найскладніше — взаємодія з контрагентами.



Як переконати контрагентів перейти на електронний документоообіг


Причини не погоджуватися на електронний документообіг були різноманітні. Хтось звично чинив опір новому, хтось був переконаний в більшій надійності та достовірності паперових документів, іншим не хотілося отримувати електронний підпис і реєструватися в системі "Вчасно".

Зараз в "Пост Фінанс" триває процес переходу контрагентів на "Вчасно": з 1500 на папері ще працюють близько 350-ти. Скоротити і цю цифру менеджерам "Пост Фінанс" допомагають навчальні відеоматеріали, представлені розробниками сервісу — це відеоролики про його зручність, простоту і переваги.

У той же час переваги для самої компанії більш ніж очевидні:

  • замість 25 пачок паперу йде всього 5;
  • час роботи над документами скоротився в такій самій пропорції — з 25 до 5 хвилин;
  • сумарна економія ресурсів становить близько 50 000 гривень на місяць.

Ще один важливий аргумент — підвищений рівень лояльності співробітників "Пост Фінанс" по відношенню до компанії, де їм тепер не доводиться займатися паперовою роботою в прямому сенсі слова. Мета компанії — перейти на повністю електронний документообіг, довести цей процес до повної автоматизації і при цьому скоротити час роботи з кожним контрагентом до мінімуму. І з якісними сервісами це легко.

Отримати консультацію

#кейси