Спрощення щоденної роботи з документами і перехід на електронний документообіг — це економія ресурсів і часу.
Проблеми росту: потрібна оптимізація
Рішення про впровадження електронного документообігу у всій Групі компаній "Нова Пошта" було логічним і своєчасним. Воно стало наслідком потужного зростання компанії в останні роки — документообіг з контрагентами ріс стрімко і нещадно. Тоді в компанії задумалися про сервіс електронного документообігу і майже обрали M.Е.Doc. Однак вірусна атака (вірус Petya, що вразила багато комп'ютери саме через цю програму) змусила подумати ще раз і обрати сервіс "Вчасно".
Першим в структурі Групи компанії "Нова Пошта" на прийняте рішення відгукнувся "Пост Фінанс" — кожен місяць з наближенням термінів відправлення документів співробітники цієї компанії цілими днями заклеювали конверти з актами виконаних робіт. Впровадження "Вчасно" пройшло швидко: документи цієї компанії найменш трудомісткі у всій ГК "Нова Пошта".
Нюанси впровадження
Для того, щоб запрацював електронний документообіг, потрібно зробити кілька простих дій. Зокрема, надати розробникам "Вчасно" друковані форми документів, які використовуються в обороті. Ті заливають їх в свій сервіс — і електронні форми інтегруються з обліковою системою компанії.
Перехідний період, під час якого відбувалися налаштування інтеграції, в "Пост Фінанс" тривав місяць. Але після почалося найскладніше — взаємодія з контрагентами.
Як переконати контрагентів перейти на електронний документоообіг
Причини не погоджуватися на електронний документообіг були різноманітні. Хтось звично чинив опір новому, хтось був переконаний в більшій надійності та достовірності паперових документів, іншим не хотілося отримувати електронний підпис і реєструватися в системі "Вчасно".
Зараз в "Пост Фінанс" триває процес переходу контрагентів на "Вчасно": з 1500 на папері ще працюють близько 350-ти. Скоротити і цю цифру менеджерам "Пост Фінанс" допомагають навчальні відеоматеріали, представлені розробниками сервісу — це відеоролики про його зручність, простоту і переваги.
У той же час переваги для самої компанії більш ніж очевидні:
- замість 25 пачок паперу йде всього 5;
- час роботи над документами скоротився в такій самій пропорції — з 25 до 5 хвилин;
- сумарна економія ресурсів становить близько 50 000 гривень на місяць.
Ще один важливий аргумент — підвищений рівень лояльності співробітників "Пост Фінанс" по відношенню до компанії, де їм тепер не доводиться займатися паперовою роботою в прямому сенсі слова. Мета компанії — перейти на повністю електронний документообіг, довести цей процес до повної автоматизації і при цьому скоротити час роботи з кожним контрагентом до мінімуму. І з якісними сервісами це легко.
