Успішні кейси з впровадження документообігу

Перемоги компанії "Нова Пошта": результати використання електронного документообігу за рік

· які проблеми були вирішені "Новою Поштою" за допомогою впровадження ЕДО?
· які були змінені процеси в компанії?
· яких результатів було досягнено за допомогою роботи у "Вчасно"?

За один лише 2018 рік у компанії "Нова Пошта" зекономили 4570 робочих годин та 571 людино-годину.

Як почався шлях переходу на ЕДО групою компаній "Нова Пошта"? У 2017 році компанія прийняла рішення про необхідність переходу на електронний документообіг і обрала для цього сервіс M.E.Doc. Однак перехід на цей сервіс не приніс бажаних результатів через низку причин:

  • платність сервісу для контрагентів;
  • необхідність інтеграції чи відсутність M.E.Doc;
  • зменшення довіри до сервісу після вірусної атаки (вірус "PetyA", червень 2017)

Відтак у компанії почали шукати альтернативу, відштовхуючись від основних завдань:

1. Зручність для клієнта:

  • без додаткових витрат;
  • легкий перехід;
  • високий рівень безпеки;
  • відсутність додаткових інтеграцій.

2. Зручність для компанії:

  • високий рівень безпеки;
  • інтеграція з існуючими процесами та ERP.

Свій вибір група компаній зупинила на сервісі "Вчасно", першою компанією в ланцюжку переходу на ЕДО від "Вчасно" стала "Пост Фінанс". В процесі переходу на "Вчасно" для "Нової Пошти" реалізоване спеціальне рішення Vbox, яке дозволяє підписувати 10 000 документів протягом 30 хвилин та XML-документів на 100 000 рядків протягом 3 хвилин.

Вже через пів року були отримані перші справжні результати. Близько 100 000 грн витрат було зекономлено за рахунок відмови від паперових документів. Також відбулося пришвидшення закриття періоду в обліковій системі - клієнти отримують акти кожного 2 числа наступного місяця. Підписання документів стало в 36 разів швидше. А ключовим зі сторони контрагента стала можливість підписання великої кількості документів безпосередньо з ERP контрагента.

Як мені перейти на ЕДО



#кейси