Успішні кейси з впровадження документообігу

Завжди вчасно: як Rozetka впроваджувала електронний документообіг

Потребу в переході на електронний документообіг Rozetka відчула декілька років тому, коли одне з її підприємств проходило податкову перевірку. Щоб надати документальне підтвердження проведених операцій, податківцям відправили 12 кубометрів паперу, тобто цілу вантажівку. Це стало останнім поштовхом для впровадження електронного документообігу в роботі з постачальниками. Про те, як електронний документообіг змінює звичні процеси всередині компанії RAU розповів Сергій Кондратенко, керівник відділу розвитку та підтримки ERP у Rozetka.ua.



Про вибір сервісу



Для себе ми вирішили, що потрібен інноваційний продукт. Ми хотіли, аби він був простий та зручний у використанні, не обмежувався лише стандартом EDI (англ. electronic data interchange, обмін стандартизованими електронними повідомленнями між замовником та постачальником — прим. ред.) та легко інтегрувався з процесами партнерів. Хорошим рішенням для нас став сервіс “Вчасно”. Після реєстрації на сайті ми лише проінформували про це своїх контрагентів і почали працювати. Для нас було важливим те, що ми мали змогу не лише обмінюватися необхідними документами з постачальниками на всіх етапах опрацювання замовлень (EDI), але й підписувати, надсилати, отримувати та зберігати онлайн в особистому хмарному архіві інші юридично значущі документи (договори, акти виконаних робіт, тощо).


Про аргументи для партнерів



Здебільшого контрагенти одразу погоджувались використовувати електронні документи, адже це суттєво заощаджує час співробітників. Ми підрахували, наприклад, що на одному замовленні ми економимо понад 50 хвилин, а це 83 години при 100 замовленнях на день. Зважаючи на великі обсяги, для створення, відстежування та реєстрації документів необхідно було наймати персонал низької кваліфікації. Сьогодні на такі позиції все важче знайти людей. А за допомогою електронного документообігу прості операції виконуються автоматично.


Про зміни в компанії


Завдяки електронному документообігу наші бізнес-процеси значно прискорилися. Також нам було швидше та простіше залучити до роботи через систему EDI невеликих постачальників, що раніше не обмінювалися електронними документами. За півроку відсоток партнерів з електронними процесами у нас збільшився із 50% до 98,5%. Майже всі постачальники Rozetka вже передають свої замовлення, підтвердження замовлення, підтвердження відвантаження, видаткові накладні тощо виключно в електронному вигляді. За півроку збільшилася також і кількість тих, хто працює з іншими юридично значущими документами без паперу — з 8% до 60%. Наразі всі постачальники маркетплейсу, а їх понад 10 000, оформлюють свої договори та акти виконаних робіт онлайн.

Сергій Кондратенко, керівник відділу розвитку та підтримки ERP у Rozetka.ua


Про готовність ринку


Ми націлені на повну діджиталізацію документообігу всюди, де дозволяє законодавство. Тобто ми хочемо оцифрувати всі первинні бухгалтерські документи, а також договори, додатки, пролонгації.

Мріємо ще зробити електронним гарантійний талон, коли це стане можливим на законодавчому рівні. У майбутньому це дозволить прибрати паперовий документообіг з усіх процесів компанії.

Але поки ринок не готовий. Якщо розглядати наших партнерів – юридичних осіб, то у кожного з них є кваліфікований цифровий підпис, вони розуміють, що таке електронний документообіг, і в них цей процес налаштований. Водночас із партнерами-фізособами все набагато складніше. Для більшості з них такі документи, як електронна видаткова накладна, електронна гарантія, електронний сертифікат якості, електронний чек для кінцевого споживача поки що є чимось надзвичайним. І вони хочуть бачити їх у паперовому вигляді.


Про вигоду


Економічний ефект від переходу на електронний документообіг ми відчули перш за все в тому, що змогли заощадити на доставці, роздруківках, витратах часу співробітників, що значно прискорило всі процеси. Проте в бізнесі меншого розміру, де не так багато документів, і де одна особа може бути і бухгалтером, і менеджером, і комірником, економія не буде настільки суттєвою. Однак електронний документообіг має кумулятивний ефект. Наприклад, паперовий документ потрібно підготувати, роздрукувати, підписати і надіслати. В середньому на перевірку документа із 20 рядків витрачається 3 хвилини, а, відповідно, на 100 замовлень — 300 хвилин. Для роботи з такою ж кількістю електронних документів знадобиться всього 2 хвилини. При роботі з одним документом ця різниця непомітна. Але, обробивши кілька замовлень, добре розумієш різницю і вже не погодишся на старі методи роботи.

За матеріалами rau.ua

#кейси