Приєднуйтесь
Цінно — коли

Як електронні договори спрощують процес закупівель. Досвід ДУ "Професійні закупівлі"

Державне підприємство "Професійні закупівлі" — це централізована закупівельна організація (ЦЗО), яка займається адмініструванням електронного каталогу Prozorro Market — державного маркетплейсу.
Алла Радова, в.о. головного бухгалтера ДУ "Професійні закупівлі" розповідає, чому організація вирішила запровадити електронний обмін документами, та який ефект від цього вже отримали й працівники, й контрагенти.
Результати впровадження ЕДО
підписання в електронному вигляді третини договорів
30 хвилин на договір замість 1-6 робочих днів
значно швидше отримання товару замовником

Про причини переходу на електронні договори

Оскільки сама ідея Prozorro Market полягає у спрощенні закупівель, то оцифрування договорів — це логічний крок. Електронний документообіг дозволяє значно прискорити цей процес: узгодження деталей та підпис договору може зайняти до декількох годин, а не днів. Тож товар замовник отримує значно швидше, ніж це було б за використання паперового договору.

Також відмова від паперу спрощує взаємодію з контрагентами, економить час, оптимізує процес (відмова від зайвих дій), прискорює узгодження, підписання тощо.

І, звичайно, електронний документообіг — це екологічно та сучасно.
Що вже отримали




З початку впровадження підписання договорів за допомогою сервісу електронного документообігу "Вчасно" ми уклали 19 договорів. Це третина від загальної кількості договорів внутрішніх закупівель ЦЗО.

До використання сервісу термін підписання договору залежав від місцезнаходження виконавця та складав від 1 до 6 робочих днів. Зараз це займає 30 хвилин з обох сторін, виконавець заповнює необхідні поля, підвантажує документ та підписує.

Наразі це є перевагою Prozorro Market — можливість укладати не лише паперові, але й електронні договори. Замовники та постачальники самостійно обирають, у якому форматі працювати. ДУ "Професійні закупівлі" на власному прикладі показала, що електронний договір працює.

Розповімо, як спростити та прискорити обмін документами у вашій компанії — замовте демонстрацію сервісу "Вчасно"!

Переваги електронного обміну документами

По-перше, зниження витрат. Зокрема, на друк паперових документів (папір та обслуговування принтера), послуги з доставки кореспонденції (поштова служба, послуги кур'єра, вартість конвертів тощо).

По-друге, ефективне використання часу. Йдеться і про час працівників, які займаються друком паперових документів, відправленням, отриманням, реєстрацією та сортуванням кореспонденції. Його можна використовувати більш продуктивно. Крім того, значно скорочується і час на обмін документами між контрагентами — хвилини замість днів. А від цього залежить і отримання товару.

І по-третє, надійність. Пошук документів в електронних архівах займає лічені секунди. Сервіси обміну електронними договорами забезпечують зберігання документів у декількох місцях (на кількох альтернативних серверах) та вчасне резервне копіювання. Відновити електронний договір значно легше, ніж паперовий (ст. 7 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" говорить, що у разі надсилання електронного договору декільком адресатам або його зберігання на декількох електронних носіях інформації кожен з електронних примірників вважається оригіналом цього договору).

Чому вибрали "Вчасно"

Для нас вирішальними факторами при виборі стали простота, ясність та доступність. Нам важливо, аби з можливостями сервісу легко могли розібратися як наші співробітники, так і контрагенти. Також ми звертали увагу на наявність підтримки і додаткових функцій, щоб мати змогу максимально автоматизувати роботу з документацією.

Читайте також
Обережно, розсилка!
Найцікавіші матеріали з діджиталізації бізнесу, корисні поради щодо впровадження електронного документообігу та ефективні кейси. Лише корисна інформація і жодної реклами.
Ваше імя
Ваш email