Як аграрному холдингу почати працювати без паперових документів. Кейс "Агропросперіс"
Ганна Горбань, начальниця сектору бухобліку та автоматизації бізнес-процесів ТОВ "Агропросперіс" розповіла про перехід на електронний документообіг, причини і наслідки відмови від паперу.
Група компаній ТОВ "Агропросперіс" була заснована у 2006 році й наразі об'єднує близько 100 юридичних осіб, які тісно пов'язані між собою в господарській діяльності.
Результати впровадження ЕДО
стартувала остання четверта черга переходу на ЕДО
100% ЕДО з логістичними компаніями, брокерами та Вінницьким ОЖК
почали видавати КЕП усім співробітникам
Про причини переходу на електронні документи
У 2008 у нас виникла необхідність стандартизувати й централізувати весь облік і бізнес-процеси. Тож ми почали шукати рішення. З 2010 вже перейшли на єдину облікову систему. 2014 року розробили власний продукт AP Agronomist— IT-інструмент, який значно спрощує і стандартизує завдання агронома та дозволяє з поля передавати всі свої спостереження, весь рух товарно-матеріальних цінностей, внесення на поля тощо.
З кінця 2015 року пішли далі й створили філіал, де зібрали всіх наших бухгалтерів та розробили своєрідне "дзеркало" для проведення операцій між компаніями Групи. Це допомогло бухгалтерії генерувати документи одночасно.
Тобто підприємство-продавець всередині нашої групи натискав на кнопку "провести документ реалізації", а в підприємства-покупця в цей же час створювався в 1С документ на придбання. Проте, бажаного результату щодо пришвидшення процесів отримати так і не вдалося.
Оскільки маючи вже згенеровані документи в системі, бухгалтери все ще вимушені були чекати, поки на підприємствах по всій території України фінансові менеджери надрукують, підпишуть у керівника, поставлять печатку, відсканують і відправлять підписаний документ. Тоді ми зрозуміли, що потребуємо електронного документообігу.
З кінця 2015 року пішли далі й створили філіал, де зібрали всіх наших бухгалтерів та розробили своєрідне "дзеркало" для проведення операцій між компаніями Групи. Це допомогло бухгалтерії генерувати документи одночасно.
Тобто підприємство-продавець всередині нашої групи натискав на кнопку "провести документ реалізації", а в підприємства-покупця в цей же час створювався в 1С документ на придбання. Проте, бажаного результату щодо пришвидшення процесів отримати так і не вдалося.
Оскільки маючи вже згенеровані документи в системі, бухгалтери все ще вимушені були чекати, поки на підприємствах по всій території України фінансові менеджери надрукують, підпишуть у керівника, поставлять печатку, відсканують і відправлять підписаний документ. Тоді ми зрозуміли, що потребуємо електронного документообігу.
Розповімо, як спростити та прискорити обмін документами у вашій компанії — замовте демонстрацію сервісу "Вчасно"!
Про вибір провайдера
На початку маркетингового сезону до мене звернулася фінансова директорка нашого елеваторного бізнесу з питанням щодо електронного документообігу. Під час розмови вона розповіла, що на запливі через Босфор познайомилася з дівчиною, яка працює у "Вчасно", та запропонувала ознайомитися з сервісом ЕДО. Оскільки інформаційна безпека у нас в пріоритеті, для початку ми організували зустріч нашого ІТ-директора з представниками "Вчасно". І він підтвердив, що це саме той сервіс, з яким ми можемо працювати, оскільки все просто, безпечно, є безкоштовний пробний термін та інтеграція з 1С.
Про перехід на зовнішній ЕДО
Отже, 2019 року ми почали переводити на електронний обмін документами наші елеватори. А вже за рік зрозуміли, що потрібно розгортатися далі. Створили робочу групу й продовжили перехід на електронний документообіг. Влітку 2020 року два пілотні заводи перейшли на зовнішній ЕДО всередині Групи. Тоді ж налагодили інтеграції та перейшли на пакет "Професійний" і 100% обмін електронними документами із логістичними компаніями, брокерами та Вінницьким ОЖК. З жовтня 2020 поступово налагоджуємо ЕДО з контрагентами.
Про перехід на внутрішній ЕДО
Оскільки основною нашою метою було переведення саме внутрішнього документообігу на електронний, виникла потреба видавати цифрові ключі співробітникам по всій Україні. Розглянули різні варіанти і зрозуміли, що нам потрібно представництво Дії на базі самого ТОВ "Агропросперіс". Тож ми його створили і почали видавати КЕПи всім своїм співробітникам, яких у нас понад 3500 осіб.
Перший КЕП ми випустили в грудні 2020 року нашому трактористу. І з того ж місяця почали розробляти власне сховище КЕПів, так звану "гряду".
Перед тим ми обрали пілотні компанії, на яких мали відтестувати всі наші потреби в ЕДО. КЕПи видали двом пілотним підприємствам. І вже в січні 2021 року в нашій 1С був підписаний перший електронний внутрішній документ. І після успішного пілоту ми поділили решту підприємств на так звані хвилі для поступового переходу на ЕДО. З грудня 2021 року в нас стартувала остання четверта черга.
Перший КЕП ми випустили в грудні 2020 року нашому трактористу. І з того ж місяця почали розробляти власне сховище КЕПів, так звану "гряду".
Перед тим ми обрали пілотні компанії, на яких мали відтестувати всі наші потреби в ЕДО. КЕПи видали двом пілотним підприємствам. І вже в січні 2021 року в нашій 1С був підписаний перший електронний внутрішній документ. І після успішного пілоту ми поділили решту підприємств на так звані хвилі для поступового переходу на ЕДО. З грудня 2021 року в нас стартувала остання четверта черга.
Про труднощі
Звісно, без труднощів не обійшлося. З технічними вдалося впоратися завдяки тому, що сервіс "Вчасно" пішов нам на зустріч, а наш ІТ-відділ дуже плідно працював разом із робочою групою.
Проте залишаються ще дві проблеми.
Перша стосується співробітників, які постійно забувають паролі. Цю проблему можна вирішити завдяки ідентифікації через Face ID або відбитків пальців.
А друга — це небажання контрагентів переходити на ЕДО або ж використання інших систем управління документами. Тож дуже не вистачає можливості міграції документів між різними платформами ЕДО.
Проте залишаються ще дві проблеми.
Перша стосується співробітників, які постійно забувають паролі. Цю проблему можна вирішити завдяки ідентифікації через Face ID або відбитків пальців.
А друга — це небажання контрагентів переходити на ЕДО або ж використання інших систем управління документами. Тож дуже не вистачає можливості міграції документів між різними платформами ЕДО.
Читайте також
Обережно, розсилка!
Найцікавіші матеріали з діджиталізації бізнесу, корисні поради щодо впровадження електронного документообігу та ефективні кейси. Лише корисна інформація і жодної реклами.
© 2022 vchasno.ua
Наші продукти