Як оптимізувати бізнес-процеси в умовах карантину?

Під час кризи перед керівником компанії постає питання, що робити, аби не втратити бізнес. Чи можливо мінімізувати втрати і вийти зі складного періоду переможцем? Так, якщо розглядати оптимізацію не стільки, як скорочення ресурсів, а як їх оптимальне використання.

Тамара Кучугурна
Директорка з розвитку сервісу обміну електронними документами “Вчасно”.
Впродовж 4 років займалася проектуванням інтерфейсів для маркетплейсів. Понад 3 роки консультує щодо питань оптимізації бізнес-процесів та організаційного розвитку компанії.

Проведіть внутрішню реорганізацію

Проаналізуйте всі процеси та алгоритми дій у компанії. Завжди знайдуться такі, з якими більше зусиль, ніж вигоди. В ідеалі всі співробітники мають долучитися до цієї ініціативи, адже вони, як ніхто, знають свою зону відповідальності та специфіку процесів. І краще розуміють, що можна спростити, або взагалі прибрати чи зробити більш ефективним.

Так само треба провести ревізію команди. Але не для того, щоб звільняти людей, а щоб продуктивніше використовувати цей найцінніший капітал. Наприклад, зараз точно немає роботи у офіс-менеджера або працівників, що організовують заходи. Проте вони мають гарні навички спілкування з людьми та, як ніхто, знають все про діяльність компанії. А отже на період карантину їм можна доручити ті задачі, які зараз мають вищий пріоритет. Наприклад, займатися вхідними запитами від клієнтів, отримувати від них зворотній зв’язок, додавати товари на сайт або навіть доставляти продукцію. Таким чином, ви і клієнтів збережете або навіть знайдете нових, і після карантину не доведеться витрачати час на пошуки нового (і менш лояльного) персоналу.

Автоматизуйте процеси

Цей крок є логічним наслідком першого. Якщо до карантину ви відкладали автоматизацію, то зараз слушний час це надолужити. Не варто недооцінювати її результат — за ефективністю її можна порівняти навіть із розширенням штату. Адже ви мінімізуєте рутину та вивільняєте час ваших співробітників на інші задачі для розвитку компанії, наприклад, на пошук нових клієнтів.

Наприклад, почніть із переведення внутрішніх документів в електронний вигляд.

Перегляньте основні операційні процеси, що забезпечують життєдіяльність компанії: закупка нової техніки, витратних матеріалів, переміщення товарів зі складу на склад, відпустки співробітників, тощо. Всі вони мають бути підтвердженими документально. Але забезпечення документами у паперовому вигляді вимагає витрати часу та коштів. А тому внутрішні документи — це перше, що можна автоматизувати. До того ж, для цього вам не потрібна згода партнерів.

А вже наступним кроком можна переглянути процес обміну документами з партнерами. Це також значна частка ваших грошових та часових ресурсів. Зараз, як ніколи, перехід на електронний обмін документами з ними буде найлегшим та найефективнішим. Всім важко і всі прагнуть заощадити. Крім того, під час карантину та віддаленої роботи у всіх працівників бухгалтерії з‘явилися проблеми із друком, доставкою та зберіганням паперів. Варто скористатися моментом.

Будьте гнучкими та пристосовуйтеся до нових обставин

Якщо вашій компанії довелося призупинити діяльність під час карантину, спробуйте перепрофілюватися та знайти попит в суміжній галузі, скориставшись наявними потужностями та ресурсами. Як це зробили авіакомпанії МАУ і JoinUp, які тепер возять вантажі пасажирськими бортами. Або Tesla, що почала виробляти апарати штучної вентиляції легенів, а український виробник одягу “Текстиль-контакт” — шити захисні комбінезони та маски.

Ви маєте магазин, покупці якого знаходяться поруч, у сусідніх домах? Переходьте онлайн! Створіть інтернет-магазин, наприклад, на Prom.ua, в Instagram або Facebook. Сповістіть ваших клієнтів, за яким посиланням вони можуть зробити замовлення, і що магазин працює як точка видачі. Або ж самі доставляйте покупки.

У вас ресторан? Ви, певно, вже працюєте із службами доставки. А що якщо ваші офіціанти також допоможуть вам із цим? Експериментуйте!

Більше спілкуйтеся з клієнтами

Проводьте глибинні інтерв'ю, дізнавайтеся про нові проблеми та потреби, що виникли у клієнтів під час карантину. Ви повинні дізнатися якомога скоріше, як саме змінюються їхні пріоритети. Або чого бракує — і запустити це раніше конкурентів. Налаштуйте взаємодію з клієнтами так, щоб спілкування було невід’ємною складовою. Наприклад, надсилайте листа, в якому будете пропонувати поговорити після певної дії: реєстрації, покупки тощо. Дистанційна робота — не перешкода. В новому сьогоденні відеодзвінки вже радше рутина, ніж щось незвичне. Та й телефон для багатьох залишається зручним способом зв’язку.

Перегляньте стратегію компанії

Нові обставини та зворотній зв‘язок від клієнтів так чи інакше призведуть до необхідності стратегічних змін. Не важливо, ваш бізнес терпить збитки і не має можливості функціонувати, як раніше, чи навпаки, у нових умовах почалося стрімке зростання — стратегія минулих місяців навряд чи зберегла свою актуальність. Знайдіть найефективніші для вас канали та найпріоритетніші напрямки. Використовуйте й нові — спробуйте продавати на одному з тендерних електронних майданчиків, на яких держава та бізнес проводять закупівлі. Вони, до того ж, стануть у нагоді, якщо вашій компанії і самій треба щось купити. Ви можете оголосити тендер на електронному майданчику, щоб вибрати найвигіднішу цінову пропозицію.

Зробіть ваших продавців більш ефективними

Якщо менеджери з продажу в вашій компанії досі працюють в Excel, це гарний час для впровадження CRM (Customer Relationship Management, система управління відносинами з клієнтами - ред). Зараз розробники найпопулярніших CRM для допомоги бізнесу під час кризи пропонують свої продукти майже вдвічі дешевше. У деяких з них також є й безкоштовні версії сервісу.

Що це дасть? Прискорення роботи менеджерів, кращий сервіс для клієнтів, більше інформації про них та прозорість роботи відділу для керівників. Але зауважте, доведеться витратити не менше тижня-двох, щоб занурити процеси в CRM, налаштувати телефонію та відкриті канали зв‘язку. Проте воно того варте.

Сервіс електронного документообігу "Вчасно".

— Якщо одразу сприймати кризу як період нових можливостей та швидко адаптуватися до нової реальності, ваша компанія не лише виживе, але й на виході з неї може опинитися на крок попереду конкурентів, — Тамара Кучугурна

За матеріалами Дія Бізнес