Все про електронні документи

Жизнь без бумаги: электронное правительство, обмен документами онлайн и сознательный подход

Только представьте: почти половина всего распечатанного на бумаге оказывается в мусоре в тот же или на следующий день после печати. А если подсчитать цифры за год, то получается, что один сотрудник компании выбрасывает за этот период примерно 160 кг бумажных отходов. Растут и объемы использования бумаги – за последнее 20-летие они увеличились на четверть.

Впечатляют и другие данные – затраты на производство одной тонны бумаги. Для ее изготовления вырубают минимум 17 деревьев. А кроме них расходуется еще 4000 кВт электроэнергии, 240 л топлива и 26 000 л воды.

Поменять эту статистику в лучшую сторону можно либо отказом от бумаги, либо минимальным ее использованием. Что можно сделать в этом направлении на уровне государства, что – в собственной компании, на своем рабочем месте и дома? Рассказывают эксперты онлайн-сервиса электронного документооборота “Вчасно“.


Электронное правительство в стране


Опыт электронного правительства Австрии можно назвать показательным. Благодаря введенным в стране сервисам любую справку или документ можно получить онлайн. А для того, чтобы убедить людей больше пользоваться такими нововведениями, применяются временнЫе преимущества.

Например: гражданин запрашивает необходимую ему справку или документ. В ответ на этот запрос ему приходит первое письмо с нужными файлами. Если пользователь не открывает его в течение семи дней, ему присылают письмо повторно. И только при условии, что второе письмо не было прочитано в течение 30 дней, человек получает бумажный аналог. Результат внедрения элективного управления в Австрии – экономия 60 тонн бумаги ежегодно.

Украина пока не может похвастаться электронным правительством, но в нашей стране уже есть некоторые достижения в этой области. Например, уже несколько лет эффективно работает система ProZorro, которая полностью заменила бумажные государственные тендеры электронными закупками. Налоговая же намерена уже в этому году начать проводить электронные проверки бизнеса.


Электронный документооборот в компании


Стопки документов, забитые папками шкафы, архивы, под которые отведены отдельные комнаты уже должны стать плохим примером из прошлого. И бизнес Украины уже делает уверенные шаги на этом пути – отказывается от бумажных бизнес-процессов и заменяет их на электронные.

В течение 2017 более 18 тысяч компаний начали обмениваться электронными документами, и это только те, которые используют онлан-сервис “Вчасно”. За этот период в сервисе было сформировано 380 тысяч документов. Если определить, что один документ – это лист формата А4, то эти 38 тысяч равны грузу весом в 1,9 тонны или стопке бумаг высотой с 13-этажный дом.


Если же говорить о финансовой экономии, то всего за один месяц пользования электронным документооборотом торговая площадка Zakupki.Prom.ua сэкономила более 200 тысяч гривен, которые были бы потрачены на бумагу и почтовые операции.

Еще один пример – автотранспортная компания Delivery. Благодаря переходу на электронный документообмен им удалось сократить объемы использования бумаги в 3,5 раза. Они не только сэкономили средства и ресурсы, а спасли крайней мере несколько десятков деревьев.


Сознательное использование бумаги в повседневной жизни


Использовать меньше бумаги можно не только на уровне государства или в больших компаниях. Это может делать и каждый из нас ежедневно. Например, собираясь в кино или на концерт, можно покупать онлайн-билеты и на входе показывать их на телефоне.
Записные книжки, дневники и блокноты для записей – это то, от чего тоже можно постепенно отказываться. Сейчас есть много приложений для смартфонов для планирования и заметок – на любой вкус.

Если же прекратить использование бумаги полностью нет возможности, стоит задуматься о правильной утилизации бумажных отходов. Можно очень быстро сформировать привычку выбрасывать их в отдельный контейнер, а затем сдавать на переработку.

Жить без бумаги можно начать уже сегодня. Просто когда вы снова захотите записать что-то в новом блокнот, а рука потянется распечатать документ без необходимости, помните – есть немало эффективных способов записать, прочитать или обменяться этим это в электронном формате.

Получить доступ к сервису “Вчасно

По материалам  IBuh
#електронний документообіг