Все про електронні документи

5 помилок під час переходу на електронний документообіг

Карантин прискорив темп цифровізації бізнесу. У компаній не залишилося часу для довгих вагань — необхідно було швидко переходити на віддалений формат роботи та переводити всі звичні процеси з офлайн в онлайн. А відповідно, й оперативно починати використовувати електронні документи, навіть якщо раніше цього не робили. Значне зростання вартості акцій світового лідера в сфері електронного документообігу компанії DocuSign доводить, що це глобальний тренд. 

Проте на шляху цифрових змін все ще можливі труднощі. Вони здатні уповільнити розвиток або знизити ефективність інновацій. Антон Скоков, керівник сервісу обміну електронними документами «Вчасно», проаналізував основні помилки, які роблять компанії під час переходу на роботу з електронними документами. Про них варто пам’ятати та уникати.

Антон Скоков
Керівник сервісу обміну електронними документами «Вчасно». Понад 12 років спеціалізується на автоматизації бізнес-процесів, розробці та впровадженні цифрових інструментів.


Бажання самостійно розробити унікальне рішення


Іноді компанія вирішує власними силами розробити собі інструмент електронного документообігу. Звичайно, під час карантину таких охочих поменшало — на це не було ані часу, ані бюджету. Проте така спокуса залишається. 

Це помилкове рішення. Не треба витрачати дорогоцінні ресурси на те, щоб винайти велосипед. На ринку вже достатньо готових перевірених рішень. Їх розробили з урахуванням усіх потреб компаній, їх легко інтегрувати у внутрішні процеси та системи, вони прості в користуванні. Необхідно лише вибрати провайдера — і можна одразу починати працювати замість довгого процесу розробки та впровадження. Перевірте, з ким підписують та передають документи ваші контрагенти. Можливо, він підійде і вам. Так буде ще простіше налаштувати процес документообігу.  


Прагнення реалізувати все й одразу 


Ще одна поширена помилка — намагатися одночасно перевести в електронний вигляд усі наявні в компанії документи. Це вкрай ризиковано, адже якщо щось піде не за планом, страждатимуть усі процеси. Краще починати з одного-двох типів документів — з внутрішніх розпоряджень та наказів, наприклад. Потім проаналізувати, що вдалося, що ні, врахувати можливі помилки та переходити до наступних документів. А далі поступово — і до електронного обміну з партнерами або клієнтами.  

Загалом, чим більше у компанії в обігу документів, тим більший ефект вона зможе відчути вже на початковому етапі. Наприклад, якщо вона щомісячно надсилає поштою 1000 документів, то перехід на електронний документообіг збереже 11 тис. грн, а якщо кур’єром — 81 тис. грн. 


Відсутність відповідального за проєкт


Коли компанія впроваджує будь-яку новацію, не лише електронний документообіг, обов’язково має бути людина, яка відповідає за проєкт. Вона повинна мати достатній обсяг повноважень, право приймати рішення та чіткі критерії оцінки результатів. А головне — палко захоплюватися ним, щоб мотивувати та вести за собою команду. 

Якщо такої людини немає, то процес жевріє сам собою, ніхто не відстежує результати і не вносить необхідних коригувань. І з часом всі про нього забувають. Або ще гірше — розчаровуються і продовжують працювати старими методами. 


Нерозуміння мети та перспектив змін у співробітників


Для того, щоб будь-які реформи всередині компанії були успішними, необхідно пояснювати працівникам мету та очікувані результати. Вони повинні цілком розуміти, що зміниться після впровадження — і в роботі кожного, і в компанії загалом. Коли люди відчувають безпеку й упевненість у своєму майбутньому та усвідомлюють власний внесок у розвиток компанії, вони краще сприймають зміни та охоче беруть у них участь.  

Важливо на початку проєкту довести до кожного всі переваги та користь від електронних документів. Працівники мають бути впевненими, що вони не залишаться без роботи, а навпаки — зможуть підвищити свій професійний рівень і зосередитися на інших, можливо, більш цікавих завданнях. 


Брак комунікації з контрагентами


Часто на заваді ефективному обміну електронними документами стають контрагенти — вони не розуміють, що від них вимагають, і відмовляються щось змінювати.

Іноді це результат недостатнього спілкування та дефіцит інформації. Допоможіть вашим партнерам. Розкажіть про всі переваги, які вони також отримають: пришвидшення оформлення та здійснення угод (отже, й отримання оплати), економія часу, грошей, підвищення продуктивності працівників. Електронні документи неможливо загубити, в них легше вносити зміни та узгоджувати правки, простіше проходити перевірки. 

Контрагентам, з якими ви вже маєте договір, можна запропонувати підписати додаткову угоду в електронному вигляді і домовитися про перехід на онлайн обмін. А якщо ви частіше отримуєте документи, а не відправляєте, то розкажіть партнерам, що ви вже використовуєте електронні документи, з яким провайдером працюєте і попросіть надсилати вам договори або акти через нього.  

Уникаючи цих найпопулярніших помилок, компанія зможе максимально відчути ефект від переходу на електронний документообіг. А отже, вийде з кризи повністю «озброєною» — і на вищий рівень.

За матеріалами Дія Бізнес 
#електронний документообіг