Все про електронні документи

Как во время карантина подписывать документны удаленно

Перед теми компаниями, которые ушли работать на дом, возникла проблема. Как подписать и отправить контрагенту договор или акт выполненных работ, когда печать в офисе, директор и бухгалтер — на самоизоляции.

Те, кто еще до карантина автоматизировали документооборот, сейчас оказались в более выигрышном положении. Поэтому тем, кто не успел, нужно срочно восполнять этот пробел и внедрять обмен документами онлайн.

Тамара Кучугурная, директор по развитию сервиса обмена электронными документами “Вчасно”, рассказала, как быстро и бесплатно отказаться от бумаги в пользу электронных документов.  



Скрытая угроза


Во-первых, в условиях пандемии есть риск передачи вирусной инфекции через бумагу и контакты с людьми. Сколько у вас бизнес-партнеров, клиентов, поставщиков? А еще курьеры и работники почты. Правительство Китая, например, сжигало даже денежные купюры из зараженных вирусом районов. 


Во-вторых, во время карантина возможны задержки с подписанием из-за перебоев с доставкой. Документ может быть готов минимум через 2 недели. А если обнаружится ошибка и нужно будет переподписать, то срок увеличится еще вдвое. Сейчас, когда бизнес и так несет большие убытки, кассовый разрыв (когда товар или услуга предоставляются сейчас, а деньги — через 2 недели) тем более может его погубить. Электронные документы способны сократить этот разрыв до нескольких часов. 


В-третьих, при удаленной работе возникает проблема доставки и хранения бумажных документов. Где их хранить, когда офис не работает? Как сотрудникам получить доступ к тем бумагам, что были подписаны ранее? Множество вопросов без ответов.



А почему не делать скан-копии?


Скан-копия — это не документ, а просто копия. К тому же, все равно остаются нерешенными уже упомянутые проблемы с бумажными оригиналами: медленное закрытие сделок, невозможность совместной работы с ними, сложности с доставкой и хранением. 

Сканируя документы, ваши сотрудники по сути будут делать двойную работу. А это нерациональные расходы ресурсов компании и в без того тяжелое время. 


И самое главное — скан-копии не решают проблему дистанционного подписания документов. 


Поэтому очевидно, что без внедрения электронного документооборота уже не обойтись. Он сохранит вам и деньги, и нервы — не только во время карантина, но и после возвращения к обычному ритму жизни. 


 

С чего начать внедрение электронного документооборота?


Этап 1


Определите один или несколько самых распространенных документов в вашей компании. Договоры, акты выполненных работ, расходные накладные и счета — наиболее популярные документы. Бывают компании с объемным внутренним документооборотом — заявки, внутреннее перемещение и так далее.



Этап 2


Выберите сервис электронного документооборота. Берите в расчет то, насколько эффективно вы сможете погрузить в него все процессы. Вы должны получить ответы на такие вопросы:


  • Сможете ли настроить в сервисе работу всех ответственных сотрудников? Дать разные права доступа бухгалтеру, менеджеру по продажам, работнику склада, директору и другим?
  • Настроить процесс согласования, а затем подписания?
  • Как быстро ваши коллеги смогут в нем выполнять свою работу? 
  • Какие есть инструменты для автоматизации процессов?
  • Есть ли возможность настроить интеграцию с 1С или другой учетной системой?
  • Насколько сервис выгоден не только для вас, но и для ваших партнеров. От этого будет зависеть отклик на отправленные документы.

В условиях карантина выбирайте исключительно облачные сервисы. Установка и обновление компьютерных программ сейчас невозможна ни на вашей стороне, ни на стороне контрагентов.


Сервис “Вчасно” предоставляет бесплатный доступ к обмену и подписание документов онлайн. Любое количество документов и файлов в любом формате можно отправлять контрагентам или согласовывать внутри организации.


Для этого необходимо зарегистрироваться по ссылке https://vchasno.ua/auth/login.


Этап 3

Предупредите ваших контрагентов, что вы собираетесь обмениваться с ними электронными документами. Это можно сделать лично по телефону и с помощью рассылки. Стоит попросить их также зарегистрироваться в сервисе.


Если вы больше получаете документов, чем отправляете сами, то лучше проявить инициативу и попросить выслать вам электронные документы в выбранном вами сервисе, чтобы не тратить время на их обработку. И не подвергать опасности друг друга лишний раз. 

 

Этап 4


Создайте пакет документов, загрузите в сервис и отправляйте на подпись. После подписания вам остается только ждать, когда ваш контрагент подпишет со своей стороны.

Команда поддержки сервиса “Вчасно” имеет трехлетний опыт внедрения ЭДО в крупных компаниях и у частных предпринимателей. В условиях карантина в Украине до 24 апреля 2020 года линия поддержки сервиса консультирует по всем вопросам электронного документооборота.


По материалам Правда за Одессу
#електронний документообіг