В умовах карантину, коли багато компаній працюють у віддаленому форматі, оформлення угод та підписання будь-яких первинних документів можуть уповільнитися або взагалі призупинитися. А це, в свою чергу, відтерміновує оплату та/або поставку товару чи отримання послуг.
Володимир Онучак, керівник відділу підтримки користувачів сервісу обміну електронними документами “Вчасно” під час Zakupki.Forum розповів, як постачальники можуть прискорити отримання грошей, а замовники вчасно отримувати товар або послуги не лише під час карантину, та чому електронні документи — чи не єдиний спосіб швидко та безпечно обмінюватися первинними документами.
Слабкі ланки
Перш за все, проаналізуйте, на яких етапах закупівлі є ризики, що впливають на швидкість оформлення і здійснення угоди. Однозначно, все, що вже відбувається онлайн — а це пошук тендерів, подача пропозицій, торги, визначення переможця — не викликає проблем.
А от коли доходить справа до оформлення договору про постачання товарів чи надання послуг і підписання подальших первинних документів — стає зрозумілим, що не все так просто.
Затримки із підписанням. Коли вам терміново треба узгодити договір із керівником, а він живе за містом, потім підписати з директором, який мешкає в протилежній частині міста, і печатка в офісі. Це все забирає багато часу. А якщо ще доведеться робити виправлення і знову везти папери на підпис, то процес ще затягнеться. Але ж треба ще відправити документи контрагенту. Лист може йти тиждень в один бік. Тож, у кращому випадку завершеним документ стане за 2 тижні.
В умовах карантину, коли бізнес і так несе збитки, касовий розрив, коли послуга або товар надаються зараз, а гроші прийдуть аж за 2 тижні — неприпустимий! Електронні документи скорочують цей розрив до декількох годин.
Витрати на доставку. Якщо відправляти договір або акт поштою, то вартість складає приблизно 13-15 грн., якщо кур’єром — 70-80 грн. А доставка електронного документа коштує в рази менше. Уявіть тепер, скільки витрачає компанія, якщо щомісяця надсилає поштою тисячі документів.
Проблеми із зберіганням та доступом. Сьогодні більшість компаній перевели працівників на дистанційну роботу. Це означає, що зберігання документів в архівах стає недоступним. Ускладнюється також і доступ вашим співробітникам до тих документів, що були підписані раніше.
Небезпека для здоров’я. Зараз, коли весь світ потерпає від підступного вірусу, паперові документи мають ще один суттєвий недолік. Вони збільшують ризик передачі інфекції. Подумайте, скільки у вас бізнес-партнерів, клієнтів, постачальників? З ними усіма ви або ваші колеги проконтактують через папір. Сюди ж додайте кур‘єрів та працівників пошти.
Переваги електронних документів
Усі ці проблеми вирішує використання електронних документів.
Швидкість. У цифровому форматі узгодити договір між усіма відповідальними співробітниками, внести необхідні правки та підписати можна за один день. Відправка і підпис контрагенту займе декілька хвилин. А це означає, що компанія швидше отримає гроші, а клієнт — замовлення.
Надійність. Онлайн документ неможливо загубити, а з паперовим таке часто трапляється. Якщо вам, наприклад, знадобиться давно вже підписаний договір для податкової перевірки, а ви не зможете його знайти, то компанія отримає штраф.
Електронні документи зберігаються в хмарних архівах та резервуються в декількох дата-центрах.
Економія часу. Про заощадження на доставці документів вже згадувалося вище. Але електронні документи оптимізують і час працівників. Порівняйте. В середньому за 30 хвилин можна роздрукувати, підписати, поставити печатку та запакувати в конверти приблизно 25 документів (з одним аркушем). За цей час у сервісі електронного документообігу ви поставите підпис та відправите приблизно 10 тис. документів.
Простіше проходити перевірки. Досі існує страх, що для податкової перевірки необхідні паперові документи. Досвід компаній, які вже використовують електронний документообіг, доводить протилежне: навіть легше підготувати необхідні інспектору документи, якщо вони зберігаються в хмарному архіві. А юридична сила не залежить від того, чи вони паперові, чи цифрові.
Що потрібно зробити, щоб перейти на електронні документи?
Законодавчо дозволено використовувати електронні документи вже 17 років. Це регулюється Законами України “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” та “Про електронні довірчі послуги”.
Крок 1
Визначте, які документи ви найчастіше використовуєте в процесі закупівлі та з яких вам оптимально почати перехід у цифровий формат. Це можуть бути договори, додаткові угоди, рахунки, видаткові накладні, акти наданих послуг, акти звіряння, специфікації. Всі вони можуть стати електронними.
В подальшому, коли вже налаштуєте процес, ви можете перевести в цифру і товарно-транспортні накладні, якщо їх використовуєте.
Крок 2
Виберіть сервіс електронного документообігу. Під час карантину особливо важливо звертати увагу на такі параметри: хмарний він чи ні (для роботи потрібен лише доступ до інтернету), яка вартість і як швидко можна почати використовувати.
Наприклад, в сервісі “Вчасно” ви зможете безкоштовно обмінюватися та підписувати документи, а реєстрація займає не більше трьох хвилин.
Крок 3
Зареєструйтеся в сервісі, який ви вибрали. Краще, щоб першим це зробив співробітник, який має кваліфікований електронний підпис (КЕП). Таким чином сервіс зможе перевірити, чи має ця людина юридичне право працювати з документами певної компанії.
Потім додавайте інших працівників, які братимуть участь у цьому процесі — для внутрішнього погодження, завантаження та передачі на підпис керівнику.
Крок 4
Перевірте, хто з контрагентів уже використовує електронний обмін. Деякі сервіси, такі як “Вчасно”, дають можливість одразу після реєстрації переглянути, які компанії там є. А можете самі запитати у своїх партнерів, яким сервісом вони користуються і запропонувати свій, якщо вони ще не почали.
Проінформуйте їх, що маєте намір тепер обмінюватися документами в електронному вигляді. Контрагентам, з якими ви вже раніше уклали паперовий договір, можна запропонувати підписати додаткову угоду в електронному вигляді про перехід на онлайн-обмін.
Навіть, якщо ви частіше отримуєте, а не відправляєте документи, варто проявити ініціативу і розказати партнерам про сервіс та попросити надсилати їх через нього.
Крок 5
Залучіть співробітників. Поясніть, що змінюється при роботі з документами, які вигоди отримають всі, скільки часу та грошей зекономите. Пропишіть нові процедури та розподіліть обов’язки та права: хто завантажує документ, хто, що і за ким погоджує, хто підписує, хто відправляє.
Не лякайтесь, якщо ваші колеги не одразу сприймуть новації — це нормально. Головне, обговорюйте всі деталі разом і слухайте ваших співробітників — що їм зручно, що ні. Вони мають розуміти, що зміни запроваджуються не зверху кимось, а всі є учасниками процесу і всі від цього виграють. Опасіння викликає невідомість — поінформованість це вирішує.
Крок 6
Створіть документ (або пакет документів) у вашій обліковій системі або CRM, завантажте в сервіс, підпишіть та відправляйте контрагенту на підпис.
Не гайте час, переходьте на електронний документообіг та прискорюйте закриття угод та отримання оплати.
