Все про електронні документи

Як дизайнеру підписувати документи, не відходячи від ноутбука

Поради юридичного інженера щодо електронного документообігу


Уже не потрібно друкувати документи, відправляти їх поштою та чекати тижнями свій екземпляр та оплату послуг. Є зручніший та ефективніший спосіб підписання документів — в електронному вигляді. Так, і це законно вже більше десяти років!

Як отримати цифровий підпис, якими сервісами користуватися і що показувати податковій, пояснює юридичний інженер Опендатабот і співзасновник Bot&Partners Микита Підгайний.

Як перейти на електронний документообіг?


Електронний документообіг підходить і дизайнерам, у яких мало клієнтів, і тим, у кого проєктів багато. Останнім не потрібно буде переводити в електронний формат уже накопичені документи.

Перше, що потрібно, — оформити електронний цифровий підпис (ЕЦП). Будь-який документ, на який накладено ЕЦП, має таку саму юридичну силу, як і документ з вашим власноручним підписом. Простою мовою — це електронна заміна вашого підпису від руки.


Як отримати електронний цифровий підпис і де його зберігати?


Електронно-цифровий підпис можна оформити:

— Через Приват24, якщо ви є клієнтом Приватбанку. Це займе хвилин п’ять.
— Або у будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів (АЦСК). Вони є в податкових.

Зберігати свій електронний цифровий підпис з технічної точки зору можна на комп’ютері чи на флешці. Однак найбезпечніший варіант — користуватися спеціальним захищеним носієм, що не дозволить нікому скопіювати вашу інформацію та ЕЦП.

Ваш ЕЦП захищений паролем, тому ним зможе скористатися будь-яка людина, яка знає цей пароль. Це як з банківською картою — зняти гроші ви можете з карткою та паролем. Тому до свого ЕЦП варто ставитися так, як і до іншої особистої секретної інформації.


Як підписати перший документ?


Коли ви вже отримали ЕЦП, потрібно вибрати систему електронного документообігу. Ми у Bot&Partners користуємося зокрема сервісом, на якому можна захищено підписувати, обробляти та зберігати електронні документи:

Вчасно
 — найпростіша і найзручніша система для роботи з електронними документами.

Принцип підписання один: усе, що потрібно — це просто перейти на сайт, завантажити документ і підписати своїм ЕЦП. Далі він автоматично відправляється клієнту. Після другого підпису документ набирає повну юридичну силу, тотожну паперовому. Тобто — стає оригіналом.


Де зберігати документи?


Документи в електронному вигляді зберігаються в системі, яку ви обираєте для роботи. Доступ до них у вас буде 24/7. Крім того, для надійності можна експортувати документи собі на Google Диск чи на будь-яке інше сховище.


Найпопулярніші міфи навколо електронного документообігу


«А це законно?»


Здебільшого виникають сумніви щодо законності та безпеки використання ЕЦП, а дарма. Електронний документообіг дозволений українським законодавством уже 16 років і регулюється законами «Про електронні довірчі послуги» та «Про електронні документи та електронний документообіг».

«А що показати податковій?»


У разі будь-якої перевірки з боку державних органів ви можете представити електронний документ. Він не втрачає юридичної сили тільки через те, що електронний (ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Крім того, якщо захочете, завжди зможете роздрукувати потрібні документи.

«Однаково потім друкувати»


Електронний документообіг якраз і створений для того, щоб не друкувати ці ж самі документи. Законодавство не вимагає друку електронних документів.

«А що, як втрачу ЕЦП?»


За аналогією із втратою кредитної картки. Якщо ви забули ключ, можете пройти певну процедуру в тій структурі, де її оформлювали. Вам блокують цифровий підпис і в майбутньому ніхто не скористається ним. Проте всі попередні підписані документи не потребують нового перепідписання. Згодом ви отримуєте новий ключ і користуєтеся далі електронним документообігом.

Обмін паперовими документами поступово залишається у минулому. Сьогодні вже можна ставити підпис в електронному форматі за дві хвилини, не відходячи від ноутбуку та зберігаючи планету.

За матеріалами Телеграф
#електронний документообіг