«Цифра» лучше бумаги. Как перейти на электронный документооборот уже сейчас
Фантастическое будущее, в котором рутинные рабочие процессы роботизированы, уже на пороге, а в большинстве украинских компаний талантливые специалисты до сих пор распечатывают документы, отдают на ручную подпись руководителям, ставят печати, упаковывают в конверты и отправляют по почте. А между тем, любые первичные документы уже сейчас можно законно заверить с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и за несколько секунд отправить контрагентам онлайн и сразу же получить их обратно. Электронный документооборот – это комплекс автоматизированных операций по работе с документами, представленными в электронном виде, с использованием ЭЦП – электронно-цифровой подписи. Проще говоря, в режиме онлайн пользователь может получать и отправлять, создавать и править, обсуждать и подписывать документацию. А сохраняются документы на безопасных «облачных» серверах.
5 причин перехода на электронный документооборот
Причина 1. Это дешево
Электронный документооборот – это нулевые затраты на почтовые услуги и закупку бумаги для печати первичной документации. Это экономия на содержании бумажного архива: уже не нужно выделять для него помещение. В среднем после перехода на электронный документооборот рабочая нагрузка бухгалтеров и деловодов снижается на 50%, административные затраты компании – на 70%. У кого-то это тысячи гривен, а у кого-тосотни тысяч. Например, торговая площадка Zakupki.Prom.ua в первый же месяц пользования электронными документами сэкономила 200 тысяч гривен.
Отказавшись от «бумажек», вы освободите средства для развития бизнеса и почти наверняка опередите конкурентов.
Причина 2. Бизнес-процессы упрощаются и ускоряются
Какой смысл заставлять клиента несколько дней ожидать получения подписанных документов, если в современном мире этот процесс занимает минуты? К тому же подписав за пару минут договор, можно тут же приступить к предоставлению услуги. А сотрудникам вместо бумажной рутины можно поручить выполнение эффективных и ценных для компании задач.
Перевести компанию на электронный документооборот можно всего за один день. Это реально благодаря появлению в Украине недорогих, простых и удобных сервисов SaaS (software as a service). Например, «Вчасно». С его помощью можно принимать и отправлять, хранить, подписывать любые документы: счета, акты, договора и так далее. Он взаимодействует с любыми видами электронно-цифровых подписей. Уже сейчас сервис использует более 16 тысяч украинских компаний.
Причина 3. Надежность и сохранность документов существенно выше
Уровень сохранности у электронных документов намного выше, чем у бумаг. Электронные документы хранятся на облачных серверах, что исключает их «случайное» изъятие или потерю. К ним можно получить доступ в любой момент и в любом месте: достаточно иметь с собой устройство, подключенное к интернету.
При этом достоверность электронной документации на порядок выше. Работая с тысячами бумаг в месяц, бухгалтер вашей компании физически не сможет проверить достоверность каждой подписи. Использование ЭЦП для заверения электронного документа – это гарантия подлинности и подтверждение того, что бумагу подписало идентифицированное лицо. Кроме того, система определит валидность ЭЦП и зафиксирует точное время подписания.
Причина 4. Страховка от коррупции, недобросовестных сотрудников и «схем»
Сама особенность работы с электронными документами и принципы их хранения не позволяют совершать махинации. Сотрудники, ответственные за подписание этих документов, понимают все последствия от неправомерных операций – ведь все их действия фиксируются. Система запоминает, когда и кто создал документ, когда подписал, кому отправил, какие корректировки внесли стороны или какие комментарии оставили.
Прозрачность процессов позволит повысить уровень доверия к вашей компании со стороны партнеров и государства. Важные бумаги из-за неправомерных действий сотрудников контрагентов перестанут «теряться».
С повсеместным внедрением электронного документооборота станет рудиментарным еще один неприятный процесс – выездная налоговая проверка. Представитель ГФСУ сможет проверять документацию удаленно, используя специальное программное обеспечение. Это значительно снизит уровень придирок из-за «человеческого фактора» или желания получить взятку. Для украинского бизнеса это одна из лучших перспектив.
Причина 5. Это современно
В XXI веке люди предпочитают удобные продукты и сервисы. Большинство украинских бизнесменов готовы к переходу на цифровой документооборот: они уже активно пользуются облачными дата-центрами, CRM-системами.
У каждого предпринимателя и юридического лица есть электронная цифровая подпись. Вполне реально, что в скором времени ЭЦП появится и у каждого мобильного клиента – физического лица. Освоить новый удобный вид документооборота – не проблема. Это тренд, и его важно не упустить.
5 этапов перехода вашей компании на электронный документооборот
Осуществить переход предприятия на электронный документооборот можно за несколько простых действий. Например, чтобы ваша компания смогла обмениваться документами с помощью сервиса «Вчасно», достаточно пройти пять простых шагов.
Этап 1. Зарегистрировать компанию в сервисе
И сделать это даже проще, чем создать страницу компании в социальной сети. Достаточно реквизиты компании и контакты.
Этап 2. Выбрать подходящий тарифный план
Для осуществления этого шага нужно сперва, оценить примерный годовой объем документации. Понимание объема даст возможность выбрать оптимальный тарифный план. При этом важно помнить, что чем больше документов вы отправляете, тем меньше стоимость использования сервиса для пересылки одного документа.
Чтобы оценить, удобно ли будет компании работать с сервисом, и протестировать технологию, можно воспользоваться бесплатной отправкой 10 документов.
Этап 3. Проверить готовность контрагентов
Чтобы отправить документы контрагентам, нужно убедиться в их готовности принять документацию и знать корректные адреса электронной почты. Как только сотрудник компании отправит электронный документ компании-контрагенту, последнему на электронную почту придет уведомление, если он уже зарегистрирован в системе. Еще незарегистрированным приходит уведомление и приглашение зарегистрироваться. Со стороны контрагента прием и подпись документации будут бесплатными.
Этап 4. Подготовить сотрудников к использованию сервиса
Важное условие для комфортного перехода на электронный документооборот – ознакомить сотрудников, которые работают с документацией, с принципами работы сервиса. Лучше всего делать это в реальном времени, чтобы специалистам было проще запомнить порядок действий. Кроме этого, важно объяснить, по какой причине компания отдает предпочтение электронному документообороту и почему это эффективно.
Этап 5. Начать работу с документами онлайн
Пройдя все предыдущие этапы, компания может успешно пользоваться сервисом электронного документооборота – получать, подписывать и отправлять контрагентам. Также система также позволяет комментировать документацию на любом этапе до подписания – в специальном чате. А все текстовые рекомендации, в отличие от устных, не затеряются.
Все законно
Если электронный документ подписан в соответствии с требованиями украинского законодательства, он полностью приравнивается к бумажному. В Украине разрешено полностью вести всю первичную документацию в электронной форме. Об этом сказано в Законах Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и «Об электронной цифровой подписи».
Как ни парадоксально, украинский бизнес обязан существенной популяризации электронного документооборота налоговикам: именно Государственная фискальная служба обязала предпринимателей и юридических лиц сдавать налоговую отчетность в электронной форме, и научила украинских бухгалтеров не падать в обморок при виде электронных отчетов и подписей на флеш-носителях.
