Все про електронні документи

«Раньше оформляли сделку за месяц, сейчас — за 15–20 минут». «Укренерго», «Метінвест-СМЦ» и «Кернел» — о выгодах от цифровой трансформации

25 октября в Киеве прошел форум «Бізнес без паперу». На одной из его панелей состоялась дискуссия, где представители украинского бизнеса поделились своим опытом цифровой трансформации.

В дискуссии участвовали директор по операционной деятельности «Метінвест-СМЦ» Александр Паламарчук, директор по ИТ агрокомпании «Кернел» Андрей Пеший и начальник департамента внедрения и развития информационных систем «Укренерго» Артем Згиблов.

Редакция EVO.Business публикует самые интересные моменты разговора.


Александр Паламарчук, «Метінвест-СМЦ»


Для меня цифровая трансформация — это в первую очередь оптимизация бизнес-процессов. Речь идет не о чем-то сверхъестественном, вроде искусственного интеллекта, а о базовых вещах. Мы начали с цифровой подписи и электронного документооборота.
«Метінвест-СМЦ» продает в Украине около 2 млн тонн стали. Чтобы продать тонну стали, нужно 25 бумажных документов. Запуск цифровой подписи в службе продаж позволил сократить список документов: пока в электронный вид перевели 2 документа, скоро сделаем это еще с 15.

Выгода очевидна: продавцы тратят время не на документацию, а на общение с клиентами, — больше продают.

Цифровая трансформация дала возможность сократить процесс заключения сделки. Если раньше на отправку счета, проверку доверенности, формирование расходной накладной уходило до месяца, то сейчас — 15–20 минут.

Бізнес без паперу
Слева направо: Андрей Пеший, Артем Згиблов, Александр Паламарчук, Костянтин Юрченко


Андрей Пеший, «Кернел»


Цифровая трансформация позволяет быстрее и эффективнее принимать решения. В агробизнесе на счету каждый час. Я сейчас на конференции, но могу утверждать договоры со смартфона.

У «Кернел» 8 заводов, 520 тыс. гектар земли, 3 млн тонн продукции, 4 тыс. зерновозов. Для работы всего этого требуется много документации.

ЦИФРОВАЯ ТРАНСФОРМАЦИЯ В НАШЕЙ КОМПАНИИ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ СВЯЗАНА С ВНЕДРЕНИЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Внедрение электронного документооборота дало возможность эффективнее работать с партнерами-фермерами, у которых мы закупаем продукцию. Если раньше от решения в офисе закупок до подписания документов могли проходить недели, то сейчас — максимум несколько часов.

Плюс партнерам не нужно никуда ехать, они могут все делать онлайн.

Вторая часть трансформации — внутренние сервисы для сотрудников. Заявка на отпуск или командировку оформляется через Telegram-бота.

Когда человек приходит на работу, у него в смартфоне много глобальных сервисов, и он ожидает, что внутренние сервисы компании будут такими же удобными и эффективными.


Артем Згиблов, «Укренерго»


Цифровая трансформация положительно влияет на скорость бизнеса, помогает руководству принимать управленческие решения и упрощает работу исполнителям.

ВАЖНО ЗАИНТЕРЕСОВАТЬ В ТРАНСФОРМАЦИИ НЕ ТОЛЬКО РУКОВОДСТВО, НО И ИСПОЛНИТЕЛЕЙ

Сначала работники «Укренерго» не признавали полезность электронного документооборота. Но когда мы отключили систему всего на один день, люди вспомнили, как трудно работать без нее, и просили вернуть.

Артем Згиблов
Артем Згиблов

В 2017 году в системе было 75 тыс. созданных документов, в 2018 году — 198 тыс., а сейчас — 347 тыс.

Продолжаем проводить оцифровку данных, избавляемся от старых программных продуктов, большинство из которых 90-х годов, и заменяем их эффективными решениями.

Подписывайтесь на Telegram-канал EVO.Business, чтобы не пропустить новые материалы.

По материалам evo.business
#електронний документообіг #бізнес без паперу