Все про електронні документи

Як почати діджиталізацію компанії та підготувати команду до змін

Запитали у спікерів форуму «Бізнес без паперу», з чого починати діджиталізацію компанії та як підготувати співробітників до змін.

Своїми думками поділилися Сергій Кондратенко з Rozetka, Антон Скоков із «Вчасно», Костянтин Вечер із «Київстар», Анастасія Шорохова з Lifecell, Оксана Ферчук з EVO та Андрій Конішевський із SmartTouch.


Сергій Кондратенко, Rozetka


Починати діджиталізацію потрібно з майстер-даних (комплекс стандартів і програм, який дозволяє управляти основними даними в компанії — прим. ред.). Якщо в компанії безлад серед даних про клієнтів, товари та співробітників, нічого не вийде.

Точка входу інформації повинна бути єдиною. Коли їх декілька, вони можуть конфліктувати між собою і не синхронізуватися.


Щоб впроваджувати зміни, всі відділи мають працювати в одному інформаційному просторі — розуміти, хто і чим займається.

ЧАСТО СПІВРОБІТНИКИ ПРОТИВЛЯТЬСЯ ЗМІНАМ. НАПРИКЛАД, ЛЮДЯМ В БІЛЬШ ДОРОСЛОМУ ВІЦІ ВАЖКО ПЕРЕБУДОВУВАТИСЯ

Для успішної діджиталізації потрібно знайти співробітників, у яких горять очі до нового, та сформувати з них команду впровадження. Це соратники, завдяки яким зміни пройдуть спокійніше.


Антон Скоков, «Вчасно»


Потрібно дати можливість співробітникам працювати онлайн: проводити наради, підписувати документи. Продажі і закупівлі теж слід перевести в інтернет.

Діджитал зростає дуже швидко: якщо компанія не використовує якийсь із доступних онлайн-інструментів, значить недоотримує прибуток.


Щоб команда не пручалася змінам, потрібно донести користь від діджиталізації — які вигоди від неї для людей та бізнесу.


Костянтин Вечер, «Київстар»


Я бачу початок діджиталізації так: потрібно подивитися на всі процеси в компанії і зрозуміти, які з них можна спростити, перевести в електронний вигляд, а від яких взагалі варто відмовитися.


СПІВРОБІТНИКИ ЗАВЖДИ ПОВИННІ БУТИ ГОТОВІ ДО ЗМІН. КУЛЬТУРА В ОРГАНІЗАЦІЇ МАЄ ЦЕ ТРАНСЛЮВАТИ

Ми будуємо компанію і культуру таким чином, що люди, які щодня працюють з процесами, можуть пропонувати ідеї щодо їхньої оптимізації.


Анастасія Шорохова, Lifecell


Починайте діджиталізацію з простих процесів, залучайте персонал, працюйте зі спротивом і беріть до уваги досвід інших компаній.


Аби команда підтримувала зміни, необхідно описати майбутнє так, щоб враховувалися інтереси якомога більшої кількості учасників проекту.

Перші зміни повинні бути успішними, це створить гармонію в колективі. Відповідно, стратегію потрібно будувати так, щоб максимально гарантувати успіх перших кроків.


Оксана Ферчук, EVO


Якщо компанія вчасно не перебудує бізнес-процеси, не стане гнучкішою та швидшою за конкурентів, вона просто загубиться.


Починати діджиталізацію потрібно з аналізу процесів, які забирають багато людського, некваліфікованого часу, де багато паперів.

ЯКЩО ПРОЦЕСУ МОЖНА ПОЗБАВИТИСЯ — ПОЗБАВЛЯЙТЕСЯ, ЯКЩО МОЖНА ВДОСКОНАЛИТИ — ВДОСКОНАЛЮЙТЕ

Головна мета діджиталізації — дати людям можливість використовувати свій час на речі, які мають сенс. Не просто переносити документи з одного офісу до іншого, а робити те, що корисно для власного розвитку та компанії.

Також потрібно пам’ятати про економію та прискорення процесів. Ми всі працюємо з клієнтами і вони не хочуть чекати.


Андрій Конішевський, SmartTouch


Починати діджиталізацію слід з побудови порядку. Якщо автоматизовувати хаос, то отримаєте автоматизований хаос. Також важливо записати цілі, виділити людські та грошові ресурси, знайти консультанта або компанію, яка в цьому допоможе.


Раджу використовувати максимально відкриті системи. Якщо у вас є вибір із систем, де одна надає відкритий доступ, може з чимось інтегруватися, обирайте її.

І пам’ятайте: не всі безкоштовні продукти однаково корисні. Інколи користування безкоштовним продуктом обходиться компанії дорожче, ніж платним, тому що з ним працівники недостатньо ефективні.

За матеріалами evo.business
#електронний документообіг #бізнес без паперу