Все про електронні документи

7 сервісів, які позбавлять вас від рутини та хаосу в бізнесі

Запускаючи бізнес, підприємці часто роблять все власноруч. Однак, якщо вчасно не делегувати чи не автоматизувати рутинні задачі, не залишиться сил та часу на розвиток справи. Щоб цього не трапилося, можна заручитися допомогою різноманітних онлайн-сервісів. Яких саме — читайте у статті від команди сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно».

Це перший матеріал із серії «Ведемо бізнес просто, швидко та вчасно» — підбірка порад, як вирішувати проблеми, з якими часто стикаються підприємці. За оновленнями слідкуйте на EVO.business.

Документообіг — «Вчасно»


Якщо ваші постачальники постійно зривають домовленості, варто перевести спілкування з ними в офіційну площину — тобто укладати договори. Але підписувати паперові документи — довго та не зручно, адже для цього треба їх друкувати та відправляти контрагентам поштою або з кур’єром, а потім у такий же шлях отримувати назад свої примірники.
Найоптимальніший варіант — укладати та підписувати електронні документи. В цьому допоможуть хмарні сервіси електронного документообігу — наприклад, «Вчасно». Щоб почати ним користуватися, не потрібно встановлювати жодного додаткового обладнання або програм. Достатньо просто зареєструватися на сайті.

Сервісом «Вчасно» користуються понад 300 тис. українських компаній — ймовірно, серед них вже є й ваші контрагенти. Це можна перевірити, якщо ввести ЄДРПОУ або ІПН компанії на головній сторінці сайту.

Електронний документообіг дозволяє суттєво скоротити витрати бізнесу. Якщо відправити договір або акт поштою коштує мінімум 25 грн, кур’єром — до 90 грн, то підписання електронного документу може обійтись у 2 грн або навіть безкоштовно. У «Вчасно», наприклад, є тариф «Базовий» для невеликих компаній. Він дає можливість підписувати та надсилати без оплати 50 документів на рік.

Сервіс «Вчасно»

Якщо ви ФОП і маєте до 10 співробітників, то зможете всього за 1250 грн на рік не лише надсилати документи, а й створювати сценарії, у яких зафіксовано, хто за ким має підписати певну угоду. Така автоматизація позбавить вас рутинної роботи і заощадить час.
Ваші клієнти теж оцінять можливість підписати документи в онлайні. Їм спокійніше буде сплачувати аванс, якщо ви вже уклали договір — а завдяки електронному документообігу це можна зробити за лічені хвилини.

Спілкування з командою — Slack, Trello, G Suite


Навіть якщо у вас лише декілька співробітників, в комунікації можуть виникати проблеми. Хто мав виконати ту чи іншу задачу? Хто зараз працює над певним замовленням? Спробуйте ці безкоштовні інструменти, щоб тримати все під контролем — навіть у відпустці.

Slack. Зручний месенджер для спілкування, в якому можна створювати чати за темами або для певних людей. Наприклад, чат для щоденної синхронізації за поточними задачами допоможе членам команди розуміти, хто і що сьогодні робить.
Якщо треба виконати конкретне завдання — наприклад, підібрати назву нового проекту, — можна створити окремий ланцюг переписки: менеджер пише у чат повідомлення, а в коментарях всі висловлюють свої ідеї. Так інформація не загубиться, і до неї буде зручно повернутися в будь-який час.

В месенджері доступні боти з різною функціональністю. Один з них нагадує про регулярні події — тож ви не пропустите, наприклад, щотижневі зустрічі з командою.

Trello. Спільний робочий стіл у вигляді дошки зі списками та карточками, яким можна надати будь-які назви та функції. Кожна окрема картка може бути простим завданням (наприклад: «Зателефонувати клієнту») або комплексним проектом, всередині якого розташовуються чеклист, коментарі, посилання, голосування та робочі документи.
Сервіс дозволяє побачити, над чим зараз працює команда та хто за що відповідає. Наприклад, ви вирішили, що наступні два місяці будете приділяти увагу підвищенню кількості замовлень. Цю мету можна зазначити у першому стовпчику дошки. У другому — конкретні задачі, які допоможуть наблизитися до цілі. У третій стовпчик перетягуйте ті задачі, над якими ви вже почали працювати, у четвертий — ті, що вже виконали. Так Trello завжди відображатиме актуальну картину робочих процесів.

Trello
Сервіс Trello

G Suite. У Google-документах, Google-таблицях та Google-презентаціях декілька людей можуть одночасно працювати над одним документом. Зберігати електронні файли можна у хмарному сховищі Google Drive — це зручніше, ніж пересилати один одному документи електронною поштою.

Завдяки засобам G Suite можна швидко організувати та запустити віддалену роботу. А якщо виникне потреба провести відеозустріч, це можна зробити за допомогою Google Hangouts.

Перелічені інструменти здатні навести лад у ваших комунікаціях та підвищити рівень контролю за процесами.


Закупівлі — Zakupki.Prom


Цифровізація процесу закупівель допоможе економити час, гроші та ресурси. За допомогою електронних тендерних майданчиків, таких як Zakupki.Prom, ви можете швидко придбати потрібні товари або послуги для вашої компанії за найбільш вигідною ціною.
В середньому проведення одного тендера обходиться компанії у 1–10 тис. грн. Вартість залежить від потреб, рівня автоматизації, кількості фахівців в штаті, структури.

Перехід на електронні закупівлі не вимагає додаткових інвестицій. Щоб працювати з Zakupki.Prom, не потрібно встановлювати спеціальні програми або купувати дорогу техніку — достатньо просто зайти на майданчик та зареєструватися. Менеджер допоможе з формуванням тендерного завдання. З боку вашої компанії достатньо однієї людини, яка буде проводити тендер і вибирати переможця.

Також майданчик допомагає залучати постачальників у тендер: сьогодні на платформі Zakupki.Prom працюють понад 220 тис. компаній, які пропонують свої товари та послуги. Завдяки цьому ви зможете витрачати менше часу на рутинні завдання — та сконцентруватися на контролі якості і побудові стратегічних відносин із партнерами.

Майданчик Zakupki.Prom

Завдяки цифровізації закупівель бізнес може заощадити від 10 до 30% від первісної вартості товару. Залежить це, зокрема, і від обсягу закупівлі: чим більше ви купуєте, тим більшою буде економія.

Проведення тендеру на Zakupki.Prom є безкоштовним, якщо за участь сплачують постачальники. Можна зробити і навпаки: запросити постачальників взяти участь у тендері безкоштовно, а зі сторони компанії заплатити 6 тис. грн на місяць.
Проте не обов’язково починати з проведення повноцінного тендеру. Для початку можна вивчити ринок та провести один чи кілька запитів цінових пропозицій через майданчик. Це обійдеться у 3 тис. грн на місяць.


Фінансовий облік — Finmap


Не контролюєте надходження, заплуталися у майбутніх платіжних зобов’язаннях, не розумієте залишки на рахунках на кінець дня? Такий хаос у фінансах загрожує касовими розривами та навіть банкрутством — тому варто якомога швидше налагодити фінансові процеси.

В цьому допоможе сервіс обліку грошей — наприклад, Finmap. Завдяки цьому інструменту ви зможете легко аналізувати гроші та прибуток: не в складних звітах, а у наочних графіках. Він замінить Excel та інші подібні програми.

Крім класичного касового звіту, який показує, скільки увійшло і вийшло грошей, у Finmap є і більш складні його види. Наприклад, наприкінці кожного місяця можна детально розглянути всі витрати на різного виду рекламу, зарплати, закупівлі продукту тощо.

Сервіс працює у хмарі. Це означає, що жодні дані не зберігаються на вашому комп’ютері: зловмисники не зможуть просто їх скопіювати або заблокувати, заразивши пристрій вірусом-шифрувальником.

Підключити продукт можна за 15 хвилин: для цього достатньо зареєструватися на сайті та ввести початкові дані про компанію. Надалі, якщо вводити дані 10 днів підряд, ви зможете побачити реальну картину бізнесу. А за місяць — побудувати повноцінний фінансовий облік.

Перший місяць продукт доступний безкоштовно. Для подальшого користування потрібно обрати тариф: від 9 доларів на місяць для малого бізнесу та фрілансерів або від 30 доларів на місяць — для середніх та великих компаній. Другий тарифний план відрізняється від першого тим, що містить платіжний календар, різні рівні доступу для співробітників та інтеграції з іншими сервісами.


Облік замовлень та клієнтів — «Бітрікс24»


Витрачаєте гроші на залучення клієнтів, але продажі не ростуть? Можливо, ви неправильно будуєте стосунки з покупцями: не встигаєте обробляти замовлення, не відповідаєте на дзвінки, забуваєте нагадати про покинуті кошики.

Доки компанія обробляє два–три замовлення на день, їх можна фіксувати в електронній таблиці. Проте з ростом бізнесу не обійтись без CRM-системи — програми для управління клієнтами та замовленнями.

Наприклад, за допомогою CRM-системи «Бітрікс24» ви зможете збирати в одному місці замовлення з усіх джерел, відслідковувати прогрес по кожній угоді, а також контролювати роботу менеджерів: скільки замовлень обробили, скільки дзвінків зробили, скільки листів відправили.

Система допоможе впоратися із великими потоками замовлень. Розподіляйте заявки та замовлення між менеджерами за різними параметрами: сумами замовлення, клієнтами, станами угоди.

CRM-система «Бітрікс24»

«Бітрікс24» уже використовують понад 8 млн компаній. У сервіса є як коробочна, так і хмарна версія. Остання має безкоштовний тариф, а також платні пакети для доступу до більшої кількості функцій від 990 грн на місяць.

За матеріалом evo.business.
#електронний документообіг