Все про електронні документи

Еко в моді, але більше у соцмережах. П’ять причин, чому бізнес не стає eco-friendly

Кожен четвертий четвер жовтня, а цього року це сьогодні, світ відзначає Міжнародний день без паперу. Його мета — нагадати людям про знищення лісів та, як наслідок, порушення цілісності екосистеми та катастрофічні зміни клімату.

Щорічно людство знищує близько 15 млрд дерев. Звісно, не всі з них заради паперу. Та все одно, кількість природних ресурсів, необхідних для виробництва лише однієї тонни, вражає: вирубується щонайменше 17 дерев, витрачається 26 тисяч літрів води, 4 000 кВт електроенергії й 240 літрів палива.

Між тим, відповідно до звіту Всесвітньої метеорологічної організації, концентрація парникових газів в атмосфері за останні п’ять років та температура досягли рекордного рівня. Як висловився генеральний секретар ООН Антоніу Гутерриш на нещодавньому саміті ООН щодо клімату, якщо люди «терміново не змінять свій стиль життя, вони наражатимуть на небезпеку саме життя».

А отже зрозуміло, що все більше компаній намагаються перейти на «світлий бік» та стати екологічно свідомими. Але чому не всім це вдається?


Поширені помилки в процесі екологічних перетворень


1. Некомплексно сприймати проблему


Часто компанії звужують екологічність та соціальну відповідальність до одного заходу. Але недостатньо, наприклад, лише замінити звичайні лампочки на енергозберігаючі, аби вважати себе «зеленою» компанією. Треба провести детальний аудит всіх бізнес-процесів і навіть структури компанії — від офісного приміщення до упаковки продукту чи якості послуг — і скласти комплексний план дій. Якщо ви вже заявили про свої наміри стати еко-дружніми, то від вас очікуватимуть екологчіності на всіх етапах вашої діяльності. І в тому, як ви використовуєте світло, папір та воду в офісі. І в тому, яким транспортом ви перевозите свої продукти. Робіть свій внесок у вирішення проблеми глобальних змін клімату настільки максимальним, наскільки це можливо у ваших масштабах.


2. Робити все й одразу


Ця помилка на перший погляд суперечить першій, проте ні. Так, комплексний підхід та системність є важливими. Проте, якщо ви почнете змінювати все одночасно, у вас дуже швидко закінчаться ресурси, і ви втратите подальшу мотивацію.

Йдіть маленькими кроками. Почніть, наприклад, із сортування сміття в офісі та позбавтеся від пластикового посуду на кухні. Зведіть до мінімуму використання паперу, перейдіть на електронний документообіг. Лише один працівник офісу щороку викидає до 160 кг паперових відходів. А майже половина усіх документів потрапляє у смітник протягом доби після роздрукування. Ми підрахували, що за 2,5 роки через систему електронного документообігу «Вчасно» пройшло понад 5 млн. документів. А це означає економію майже 30 тонн паперу, тобто збереження понад 1 тис. дерев, близько 1 га лісу та 0,5 тис. тонн кисню в повітря. Екологічна трансформація — це довгий процес, який потребує попереднього аналізу та планування. Визначте ваші цілі, складіть план дій і поступово втілюйте його в життя.


3. Переоцінювати вартість змін


Зазвичай невеликі компанії вважають, що бути екологічними їм задорого, тому що всі «зелені» заходи потребують великих витрат. Тому навіть одну з найпростіших екологічних новацій — електронний документообіг — керівники відкладають на «кращі часи».

Проте це зовсім не так. Будь-яка компанія може почати використовувати електронні документи без встановлення складних та дорогих програм — за допомогою онлайн сервісів. Це не лише просто, але й економічно вигідно. Наприклад, якщо надсилати договір або акт поштою, його вартість складе 13−15 грн, якщо кур'єром — 70−80 грн. А електронний документ коштуватиме менше 1 грн. Якщо ви щомісяця надсилаєте поштою тисячу документів, то електронний документообіг зекономить вам 11 тис. грн, а якщо кур'єром — 81 тис. грн.

Замість того, аби відкладати екологічні перетворення на завтра, почніть із безкоштовних або недорогих заходів, і це вже буде наближати ваш бізнес до мети.


4. Не розповідати клієнтам про свої перетворення


Якщо ви недостатньо комунікуєте або взагалі приховуєте інформацію про свої дії задля порятунку планети, ви втрачаєте підтримку з боку суспільства. А вона може стати вам у нагоді під час кризових ситуацій. Ваші клієнти самі не дізнаються про ваші екологічні ініціативи. А без цього ви не зможете досягти своєї глобальної мети. Наприклад, ви замінили упаковку вашого продукту з пластику на матеріал, що переробляється, і його вартість зросла. Якщо ви не поясните споживачеві, чому йому доведеться платити більше, ви ризикуєте втратити його або вам буде економічно невигідно в подальшому продавати цей товар. Чи коли ви вирішили відмовитися від паперового документообігу, вам треба проінформувати про це ваших клієнтів та партнерів, аби ви змогли обмінюватися з ними електронними документами.

Розповідайте якомога більше і про ваші цілі в сфері екологічного розвитку, і про прогрес, який ви вже досягли.

5. Не залучати клієнтів


Ще одна типова помилка, яка випливає з попередньої — лишати клієнтів осторонь ваших екологічних дій. Часто компанії забувають або просто не розуміють, який потенціал криється в залученні громадськості. Сьогодні дуже багато людей переймаються станом довкілля і шукають можливості зробити свій внесок у безпечне майбутнє. Ви можете задовольнити цю потребу, пропонуючи приєднуватися до своїх процесів. Наприклад, ви можете організувати сортування сміття не лише для своїх працівників, але й для клієнтів, мешканців вашого району. Або запропонувати їм разом з вами відмовитися від пластику в повсякденному житті чи зменшити кількість паперу.

Зробіть із клієнтів партнерів, адже мета у вас спільна — врятувати планету від глобального потепління.

Якщо ваша компанія досі не на «світлому боці», починайте діяти вже сьогодні. Проаналізуйте всі бізнес-процеси, складіть план змін та поступово їх впроваджуйте, не повторюючи помилок інших. Майбутнє планети залежить від кожного з нас.

За матеріалами НВ Бізнес
#електронний документообіг