Все про електронні документи

Экономия денег, времени и еще 4 причины перейти на электронный документооборот

Правительство Украины заявило о планах отказаться от бумажных документов в госсекторе с октября 2019 года. Это сигнал для бизнеса еще активнее внедрять электронный документооборот.

Антон Скоков, руководитель сервиса электронного документооборота «Вчасно», рассказал о выгодах, которые получат компании, отказавшись от бумажных документов в пользу электронных.

1. Сделку можно закрыть за день


Часто самый длительный этап сделки между компаниями — заключение договора. На создание, согласование, подписание и обмен бумажными документами может уйти от двух недель до месяца.

В цифровом формате пройти все этапы можно за день, подписание контрагентом займет несколько минут. Это огромное преимущество для бизнеса: чем быстрее подготовлен договор, тем быстрее проведена оплата и закрыта сделка.


2. Электронные документы нельзя потерять


15% бумажных документов теряются в архивах. Это риск для бизнеса по двум причинам:

  1. Если недобросовестный контрагент не выполнит обязательства, а у вас не окажется договора, доказать свою правоту будет сложно.
  2. Во время налоговой проверки инспекторы могут запросить документальное подтверждение любой операции. Если не получится найти документ, компанию могут оштрафовать.

А вот документы, подписанные и отправленные через онлайн-сервисы, хранятся в «облаке» и резервируются в нескольких дата-центрах. У пользователя есть доступ к данным из личного кабинета.


При желании файлы можно загрузить и создать архив на компьютере.


3. Можно быстро вносить изменения и согласовывать правки


Иногда предприниматели сталкиваются с тем, что в договор нужно внести изменения, повторно согласовать, подписать с двух или более сторон и обменяться готовыми экземплярами.

С бумажными документами этот процесс может занять несколько недель, с электронными — гораздо меньше. В сервисе электронного документооборота внести правки, согласовать и получить новые договор можно за пару минут.



4. Экономия денег


Сколько денег получится сэкономить, перейдя на электронный документооборот, зависит от объемов компании. Если отправлять договор или акт почтой, его стоимость составит 13–15 грн, если курьером — 70–80 грн. Электронный документ обойдется менее 1 грн.

Если бизнес ежемесячно отправляет почтой тысячу документов, перейдя на онлайн-сервис, получится сэкономить 11 тыс. грн, а если отправляет курьером — 81 тыс. грн.


5. Выше продуктивность сотрудников


Сотрудник, который работает с бумажными документами, за 30 минут может распечатать, поставить подпись, печать и упаковать в конверт 25 документов. За это же время в сервисе электронного документооборота можно подписать и отправить 100 тыс. документов.

Онлайн-сервисы позволяют оптимизировать время специалистов и направить их усилия на более творческие задачи.


6. Проще проходить проверки


Одна из причин, почему бизнес держится за бумажные документы, — страх, что с электронными не получится пройти налоговую проверку.

Опыт компаний, которые уже перешли на электронный документооборот, показывает обратное: формат документа не влияет на его юридическую силу.

Также с электронными документами легче подготовиться к проверке и найти нужные по запросу инспектора.

Компании, которые внедрили онлайн-инструменты для работы с договорами и другой документацией, опередили своих конкурентов — стали быстрее, технологичнее и смогли сэкономить. Бысть среди лидеров или догоняющих — личный выбор каждого собственника или топ-менеджера. С кем будете вы?



По материалам evo.business
#електронний документообіг