Все про електронні документи

Переводим компанию на электронный документооборот за один день

Более 18 тысяч компаний Украины только за этот год начали обмениваться документами с помощью онлайн-сервиса “Вчасно”. А еще десятки тысяч компаний используют другие сервисы. Поэтому электронный документооборот уже не стоит воспринимать как будущее – это реалии сегодняшнего дня.

Новый всплеск интереса к цифровым бизнес-процессам вызвал Закон Украины №1982-VIII, согласно которому документ не может быть признан недействительным только на основании отсутствия мокрой печати. Также из Закона Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности” убрана формулировка о необходимости подписывать документы непосредственно в момент или сразу после совершения хозяйственной операции. Теперь согласно статье 9 основанием для бухгалтерского учета являются первичные документы. Эти нововведения в комплекте с действующими Законами Украины “Об электронных документах и электронном документообороте” и “Об электронной цифровой подписи” подталкивают украинские предприятия к использованию электронных документов не только при работе с налоговой, но и с бизнес-партнерами.

Благодаря внедрению электронного документообмена в компаниях исчезают запросы на повторную отправку документов, на порядок возрастает скорость работы, снижаются затраты на закупку конвертов, бумаги и пересылку. А перевести компанию на электронный документооборот можно за пять шагов. Каких – рассказывают эксперты онлайн-сервиса обмена документами “Вчасно”.


Первый шаг. Готовность к цифровым бизнес-процессам


В сущности, все, что требуется от предприятия – наличие электронно-цифровой подписи уполномоченного лица компании. Для того, чтобы подписывать юридически значимые документы онлайн нужен ключ с усиленным сертификатом. Выдают его Аккредитованные центры сертификации ключей.


Второй шаг. Выбор онлайн-сервиса и регистрация


Сегодня на рынке существует несколько десятков онлайн-сервисов электронного документооборота. Они отличаются друг от друга удобством использования и сервисом. Например, у “M.E.Doc” внушительная база, но для того, чтобы клиенту подписать документы в “M.E.Doc” нужно покупать лицензию и устанавливать программное обеспечение. Папка 24 рассчитана в основном на ФЛП, клиентов ПриватБанка. А во “Вчасно” может работать кто угодно: регистрация занимает минуту – достаточно указать свой email, контактную информацию, придумать пароль и загрузить ключ. После этого уже можно загружать и подписывать документы.


Третий шаг. Выбор тарифного плана


На этом этапе нужно примерно оценить ежемесячный объем подписываемых документов и выбрать подходящий тариф. Чем больше документов вы подписываете – тем дешевле стоит использование сервиса в расчете на один отправленный документ.


Четвертый шаг. Проверка готовности контрагентов


Чтобы отправить документ контрагенту на подпись достаточно знать его электронный адрес. После отправки электронного документа на почтовый ящик вашего контрагента придет обычный email со ссылкой на документ и приглашением зарегистрироваться. Зарегистрированный контрагент получит простой email со ссылкой и информацией о документе. Для работы с сервисом контрагентам понадобиться только ключ ЭЦП, компьютер и доступ в интернет. Просмотреть и подписать документы можно также со смартфона или планшета. Работа с вашими документами во “Вчасно” будет для них бесплатной.


Пятый шаг. Электронный документооборот в действии


Получение, подпись, отправка – основы электронного документооборота. Система также позволяет комментировать документы на любом этапе. При этом для общения сторон предусмотрен чат – то есть, на телефонной связи можно сэкономить. Плюс, текстовые комментарии, в отличие от устных, будут однозначно сформулированы и не затеряются.
Сервис фиксирует, когда именно документ был сформирован, загружен, отправлен, получен и подписан – что важно для работы с налоговой и судами. На всех подписанных документах в онлайн также визуализируется печать и подпись.

По материалам IBuh.info
#електронний документообіг