Все про електронні документи

Електронний документообіг: чи такий страшний як малюють?

Усі вже давно не лише змирилися, а й належним чином оцінили принади подання електронної звітності. Але ставлення бухгалтера до електронних документів дивним чином змінюється, коли йдеться про обмін ними з контрагентами або (ще гірше!) про організацію внутрішнього електронного документообігу. Чому так відбувається? Причина лише в інертності мислення й консерватизмі представників нашої професії? Чи може для цих страхів є вагоміші підстави?

Давайте спробуємо в цьому розібратися й подивимося, чи такий страшний електронний документообіг або ж він, навпаки, дає багато переваг тим, хто наважився його запровадити.


Правові питання


Відразу домовимося, що в цій статті ми не будемо глибоко занурюватися в технічні подробиці — ми спробуємо висвітлити практичні аспекти обміну електронними документами з контрагентами, який саме й цікавить бухгалтера.


Насамперед з’ясуємо, що говорить законодавство про можливість використання електронних документів. Закон про бухоблік дає їм карт-бланш: первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі, при цьому електронні первинні документи застосовуються за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Базовими законами, що регулюють ці питання, наразі є Закон № 851* та Закон № 852**.

* Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.

** Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV. Зауважимо, що цей Закон втратить чинність з 07.11.2018 р. у зв’язку з набранням чинності Законом України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII. Зміни здебільшого стосуватимуться тих, хто надає так звані «довірчі послуги» (послуги для забезпечення електронної взаємодії суб’єктів).

Відповідно до ст. 5 Закону № 851 електронний документ (ЕД) — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Створення ЕД завершується накладанням електронного підпису (ст. 6 Закону № 851). Якщо виконано вимоги, перелічені у ст. 8 Закону № 852електронний цифровий підпис (ЕЦП) за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису*.

* Ці умови такі:
·       ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
·       під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення ЕЦП;
·       особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.


При цьому в ст. 8 Закону № 851 чітко сказано: юридична сила ЕД не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Коли ми говоримо про електронний документообіг (ЕДО), то маємо на увазі процеси створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення ЕД.


Навіщо потрібен ЕДО


Отже, щоб створити ЕД та розпочати обмін ЕД з контрагентами, перш за все слід мати ЕЦП. Як його отримати, сьогодні напевно уявляє кожен бухгалтер та ФОП, який подає звітність в електронній формі.


Майте на увазі: для організації обміну ЕД з контрагентами не потрібно отримувати якийсь особливий ЕЦП — ви можете використовувати той ЕЦП, за допомогою якого підписуєте електронну податкову звітність*.

* Єдиний виняток — коли сторони домовляються про використання ЕЦП, виданого певним центром сертифікації.

Звичайно, перш ніж користуватися певними нововведеннями, доцільно зрозуміти, які вигоди вони в собі несуть. Ми можемо назвати принаймні три переваги ЕДО перед паперовим.


Перевага 1: зниження витрат. Підрахуйте, скільки щомісяця ви витрачаєте на друкування паперових документів (папір, обслуговування принтера), на послуги з доставлення кореспонденції («Укрпошта», послуги кур’єра, вартість конвертів), на оплату непродуктивно використаного часу працівників, які змушені займатися відправленням кореспонденції.


Перевага 2: раціональне використання часу. Перший аспект — час працівників, які займаються друкуванням паперових документів, відправленням, отриманням, реєстрацією та сортуванням кореспонденції: цей час можна або використовувати більш продуктивно, або ж підприємство має змогу зекономити на зарплаті зайвих працівників. Але є ще й другий аспект (і він, напевно, вагоміший): обмін ЕД значно прискорює обмін документами між контрагентами — лічені хвилини замість днів. А це вартує чималого!


Перевага 3: зручність пошуку документів та надійність їх зберігання. Про зручність пошуку годі й казати: пошук документів в електронних архівах становить лічені секунди, їх неможливо умисно приховати (у разі правильної організації доступу). Використання ЕД знижує ймовірність різного роду махінацій. Стосовно ж надійності зберігання питання не таке однозначне: ви можете справедливо зауважити, що віруси знищують електронну інформацію не рідше, ніж пожежі, підтоплення та інші випадковості. Звісно, якщо ЕД зберігається на одному носії, ризик його втрати не менший, ніж ризик утрати паперового документа. Але, по-перше, сервіси обміну ЕД, які доцільно використовувати при обміні ЕД, забезпечують зберігання ЕД у декількох місцях (на кількох альтернативних серверах) та вчасне резервне копіювання. По-друге, відновити ЕД значно легше, ніж паперовий (ст. 7 Закону № 851 говорить, що у разі надсилання ЕД кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом ЕД).



Як організувати обмін ЕД з контрагентами


Якщо у вас і вашого контрагента є ЕЦП, то підписати документ за його допомогою ви можете навіть без застосування спецпрограм — можна скористатися безкоштовними сервісами, які надаються на сайтах ЦЗО* і АЦСК Мін’юсту.

* Центральний засвідчувальний орган.

Для цього насамперед створіть файл з документом (краще використовувати найбільш універсальний формат — pdf, але можна залишити документ у форматі текстового файлу — doc, docx тощо). Після цього зайдіть на один з названих сайтів, перейдіть до відповідного меню («Перевірка та накладення ЕЦП» або «Накласти ЕЦП»), користуючись підказками, накладіть ЕЦП на підготовлений документ і збережіть пропонований файл підпису (файл у форматі p7s). Після цього ви можете відправити контрагентові файл документа (pdf, doc і т.д) і файл підпису (p7s), а він, виконавши аналогічну процедуру, надішле вам свій підпис. Зверніть увагу: якщо після підписання документа ви внесете будь-які зміни до файлу документа, то такий документ не пройде перевірку цілісності.


Потрібно зізнатися, що накладення ЕЦП за допомогою цих сайтів важко назвати зручним. І це не дивно, адже головне їх призначення — усе ж таки перевірка ЕЦП, а не його накладення.


Саме тому для комфортного обміну ЕД з контрагентами краще скористатися спеціальними сервісами. Деякі з них вимагають установлення на комп’ютер користувача відповідного програмного забезпечення (за таким принципом працює відповідний модуль до програми «M.E.DOC»), інші є хмарними сервісами (за цим принципом, приміром, працюють сервіси «Вчасно», «Paperless»).


На ринку України представлена достатня кількість сервісів ЕДО, які відрізняються набором функцій, що надаються, і, звичайно ж, вартістю. Такі сервіси якраз і дозволяють відчути більшість переваг ЕДО, з-поміж яких швидкий і комфортний обмін документами, зручне зберігання та пошук. На відміну від процедури підпису через названі вище сайти, спеціальні сервіси зручні тим, що не вимагають від вас пересилати якісь файли за допомогою електронної пошти — обидва контрагенти накладають підписи «всередині» програми, ви можете бачити статус документів безпосередньо тут, а також тут же можна перевірити ЕЦП контрагента.


До речі, саме це (те, що документи зберігаються «всередині» програми) часто викликає занепокоєння у бухгалтерів: а що буде з нашими документами, якщо ми перестанемо користуватися цим сервісом або цей сервіс/програма перестануть існувати?


Ця проблема вирішується досить легко: ви можете хоч щодня копіювати собі документи (тобто «витягувати» їх з відповідної програми). Звичайно ж, функція вивантаження організована в усіх по-різному, але принцип однаковий. Кілька слів скажемо про відмінність форматів вивантаження документів. Ось, наприклад, «Paperless» і «M.E.DOC» вивантажують із системи документи у форматі pdf, властивості якого вже містять інформацію про підписантів (тобто ви отримуєте єдиний файл, а не окремо файл з документом і файл із підписами). На відміну від цих сервісів, при вивантаженні ЕД з програми «Вчасно» ви отримаєте під кожен ЕД набір файлів — файл-документ плюс файли-підписи. В обох випадках ви (або інший користувач ЕД) можете перевірити цілісність документа та ЕЦП на вже згадуваних сайтах ЦЗО і АЦСК Мін’юсту.


Чинне законодавство прямо не вимагає, щоб сторони додатково погоджували в договорах можливість використання ЕЦП для підписання документів. Водночас деякі фахівці вважають, що необхідність погодження випливає з вимог ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Що б там не було, це варто зробити принаймні з двох причин. По-перше, частина сервісів, які забезпечують можливість обміну ЕД, передбачають, що відповідний сервіс використовують обидва контрагенти. І навіть якщо ви вирішили обмінюватися ЕД просто електронною поштою, сторонам, як мінімум, необхідно знати актуальні електронні адреси одна одної. По-друге, деякі питання, пов’язані з механізмом обігу ЕД, мають альтернативні варіанти поведінки (або законодавство прямо віддає їх на відкуп сторін, або ж вони просто не врегульовані).


Ураховуючи це, у договорі (додатковій угоді до нього) варто застерегти такі моменти:


  1. Сервіс, за допомогою якого сторони планують обмінюватися ЕД.
  2. Актуальні адреси електронної пошти сторін.
  3. Пріоритет документів у випадках наявності для тієї самої операції двох різних ЕД або різних ЕД і документа на папері*.


* Зауважимо: у разі якщо автор створює ідентичні за документарною інформацією та реквізитами ЕД та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу (ч. 3 ст. 7 Закону № 851).


Дата документа


Разом з багатьма перевагами ЕДО має певну особлість, у якій дехто може побачити серйозний недолік порівняно з паперовим документообігом. Річ у тім, що, з-поміж іншої інформації, у разі підписання ЕД за допомогою ЕЦП фіксується також і час, коли ЕЦП накладена. Що з цього випливає, вважаємо, пояснювати не потрібно.


Візьмемо всім знайомий орендний акт. Як правило, його складає орендодавець останнім днем місяця.


Якщо ми говоримо про паперовий акт, то після підписання його обома сторонами все виглядатиме так, нібито вони підписали його одномоментно при складанні. І хоча всі чудово розуміють, що насправді все було зовсім не так, але якщо орендодавець отримає підписаний акт у строки, які дозволять йому все «красиво вирішити» зі звітністю, бентежити це нікого не буде!


Електронний акт у цьому розумінні значно «чесніший»: так, на ньому стоятиме дата складання* (це, нагадаємо, один з обов’язкових реквізитів первинного документа), але, окрім цього, будуть і ЕЦП (як правило, керівників орендодавця та орендаря) з позначкою часу, яка правдиво розповість усім зацікавленим особам про те, коли документ фактично було погоджено (коли його підписали обидві сторони).

* До речі, зовсім непогана ідея, щоб у момент складання його підписала й особа, яка безпосередньо це робила.

Судячи із запитань наших читачів, а також з обговорень цієї теми на проффорумах, бухгалтерів бентежить саме цей момент, і саме він є одним з важливих аргументів проти ЕДО. Але чи має це турбувати головбухів? Вважаємо, ні.


Судіть самі. Дійсно, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). При цьому госпоперації мають бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Іншими словами, якщо складений у вересні орендний акт підтверджує факт перебування майна в оренді у вересні, то сторони повинні відобразити доходи й витрати на підставі такого акта у вересні, навіть якщо ЕЦП на нього сторони накладуть на початку жовтня.


А що робити, якщо орендний акт так і не буде підписано до моменту складання фінзвітності за відповідний період? У таких випадках п. 2.6 Положення № 88* дає можливість відобразити госпоперацію в бухобліку на підставі належним чином оформленого внутрішнього первинного документа (акта), складеного посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг (це, враховуйте, має бути передбачено правилами внутрішнього документообігу). Вважаємо, що в нашому прикладі стосовно орендодавця це означає, що він відображає свої доходи на підставі складеного орендного акта, не підписаного другою стороною (тобто складати якийсь додатковий акт немає потреби). А от якщо в такій ситуації опиниться орендар, то для відображення витрат йому доведеться згенерувати внутрішній акт.

І звичайно ж, пам’ятаймо і про ПДВ. Як усім відомо, якщо не було попередньої оплати, дата виникнення ПЗ з ПДВ під час постачання послуг прив’язана до дати «оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг» (п. 187.1 ПКУ), а дата виникнення права на ПК — до дати «отримання платником податку товарів/послуг» (п. 198.2 ПКУ). Що розуміти під термінами «оформлення документа» (чи то дату складання, чи то дату підписання документа другою стороною) та «отримання послуг» (чи тотожне це поняття поняттю «оформлення документа»), ПКУ умовчує. Логіка підказує, що ці події мають бути симетричними. Водночас, як то кажуть, практика пішла іншим шляхом. Так, стосовно ПЗ продавця не прийнято чекати на підписання обома сторонами документа — ПЗ безпечніше відобразити вже за датою складання акта*. А от покупцеві (у нашому випадку — орендареві) варто бути обережнішим. Безумовно, наявність зареєстрованої в ЄРПН «вхідної» ПН непрямо підтверджує факт отримання послуг, проте формувати ПК раніше за отримання від постачальника (орендодавця) акта було б необачним**. При цьому вважаємо, що покупець має повне право сформувати ПК за вересневими актами, навіть якщо дата накладення ЕЦП покупцем припадає на жовтень.

* Що цікаво. Ніщо не забороняє сторонам скласти вересневий орендний акт, скажімо, 1 жовтня. І за ідеєю, у цьому випадку, керуючись описаною вище логікою, продавець має відобразити ПЗ у жовтні. Але діяти так — вірний спосіб наразитися на конфлікт з фіскалами: вони вважають такі дії «порушенням правил ведення бухгалтерського обліку і, відповідно, податкового обліку» (лист ДПАУ від 20.05.2010 р. № 9895/7/16-1517-08, 5766/5/16-1518).

** Тут дуже доречно, що ПКУ дозволяє «притримувати» ПК протягом 1095 к. дн. з дати складання ПН (п. 198.6 ПКУ).


Що надати податківцям


«А що ж показати податківцям при перевірці?!» Це, мабуть, найпопулярніше запитання, яке можна зустріти під час обговорення проблеми переходу на ЕДО.


На щастя, можна констатувати, що сьогодні це вже не є проблемою — представники ДФСУ нормально сприймають ЕД (про що свідчить низка їх листів*), наголошуючи при цьому, що юридична сила ЕД не може заперечуватися виключно через те, що він має електронну форму.

* Див. лист ГУ ДФС у м. Києві від 03.02.2014 р. № 1001/10/26-15-11-01-08, листи ДФСУ від 04.05.2016 р. № 9985/6/99-95-412-01-16-01-15від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15, ІПК ДФСУ від 13.08.2018 р. № 3526/6/99-99-15-02-02-15/ІПК.

Перш за все підприємству слід мати на увазі вимогу ч. 7 ст. 9 Закону про бухоблік: у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухобліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.


Порядок надання документів платниками податків посадовим (службовим) особам контролюючих органів регламентує ст. 85 ПКУ. Керуючись нею залежно від виду перевірки, виду платника, представники ДФС можуть вимагати від суб’єкта господарювання надати для перевірки оригінали чи копії ЕД. У зв’язку з цим з’ясуємо, що є оригіналом, а що може вважатися копією ЕД.


Оригіналом ЕД вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 852* (ч. 1 ст. 7 Закону № 851). При цьому у разі надсилання ЕД кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом ЕД. З цього випливає, що контролюючим органам можна надати доступ до первинних документів в електронній формі:

  • або надавши доступ до сервісу, за допомогою якого суб’єкт господарювання обмінюється такими документами з контрагентами (думаємо, цей варіант сподобається не всім);
  • або надати доступ до збережених на електронному носії файлів ЕД (як зазначалося вище, існуючі сервіси обміну ЕД дають змогу скачати такі файли). Це, на наш погляд, цілком прийнятний варіант, який дає змогу контролювати обсяг документів, до яких отримають доступ перевіряючі.

* Зауважимо, що з 07.11.2018 р. у зв’язку з набранням чинності Законом України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII оригіналом ЕД буде вважатися електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 2155.

Оригінал ЕД не тільки дає змогу ознайомитися зі змістом господарської операції, перевірити наявність на документі всіх обов’язкових реквізитів, а ще й перевірити ЕЦП, якими підписано документ (чи належать вони особам, уповноваженим підписувати певний документ).


Копією документа на папері для ЕД є візуальне подання ЕД на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. Стосовно засвідчення податківці у згаданих вище листах, з посиланням на п. 85.8 ПКУ, говорять про необхідність засвідчення підписом платника податків або його посадової особи та скріплення печаткою (за наявності). І тут мусимо вас застерегти від надмірних вимог: наразі* вимога проставляти печатку (навіть за її наявності) є незаконною (ч. 3 ст. 581 ГКУ)**.

* З 19.07.2017 р. — з моменту набрання чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами — підприємцями» від 23.03.2017 р. № 1982-VIII.

** На це прямо вказує ч. 3 ст. 581 ГКУ: відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа, що подається суб’єктом господарювання до органу держвлади; копія документа вважається засвідченою у встановленому порядку, якщо на такій копії проставлено підпис уповноваженої особи суб’єкта господарювання або особистий підпис ФОП.

На відміну від оригіналу ЕД, копія не дозволить фіскалам упевнитися в тому, що на документ накладено ЕЦП «потрібних» осіб, та проаналізувати інформацію про дійсність ЕЦП на момент підписання (на паперовій копії вони як максимум побачать схематичне зображення підписів).


Сподіваємося, тепер ви як мінімум не сприйматимете вороже пропозиції контрагентів перейти на обмін ЕД. Ба більше, припускаємо, що, ступивши на цей шлях, ви замислитеся про те, щоб запровадити ЕДО й усередині підприємства.


За матеріалами ibuhgalter.net

#електронний документообіг