Все про електронні документи

Электронные бизнес-процессы – действенный способ борьбы с коррупцией

Переводить все свои документы в электронный формат в течение последнего года становится позитивным трендом среди украинского бизнеса. Хороший фундамент для этого обеспечила налоговая служба. Их требование подавать отчеты онлайн дало стимул начать пользоваться электронной цифровой подписью (ЭЦП) и работать с электронными документами.

Повлияло и появление простых, дешевых и удобных сервисов обмена документами. Их преимущества очевидны – они экономят финансы, делают документооборот простым, быстрым и надежным, освобождают сотрудников от рутинной работы и позволяют сосредоточиться на других задачах.

Но это не все плюсы. Еще электронные документы могут обезопасит бизнес от действий недобросовестных сотрудников или нечестных партнеров и помочь в борьбе с коррупцией. Как именно – объясняют эксперты сервиса электронного документооборота “Вчасно”.


Электронные документы избавят от манипуляций с документами


В Украине много и громко говорят о коррупции на государственном уровне, однако о подобном явлении внутри компании принято больше молчать. Поменять, исправить, подписать документы задним числом – довольно частая практика. И это довольно легко сделать, если речь идет о бумажных бизнес-процессах: при условии ежедневного подписания тысячи бумажек каждый документ почти нереально проверить или сопоставить.

Ни один, даже самый эффективный руководитель не может уследить за ручными процессами. Поэтому единственный выход для него – полагаться на сознательность или лояльность команды. А это – поле для действий недобросовестных сотрудников или же тех, кого “промотивировали” конкуренты.

Считается, что эти манипуляции “помогают” предприятию. Но для всего цивилизованного мира подобные оборудки с документами – уже давно дикость. Все работаю без исправлений или подписаний задним числом, фиксируя все действия сотрудников в виде электронных записей. Такую практику может перенять любое украинское предприятие, начас использовать сервисы для электронного документооборота, где видны все до единого действия, которые проводятся с документами.


Нечестные партнеры не смогут незаметно подделать или “потерять” электронные документы


В наших реалиях случается так, что некоторые партнеры компаний оказываются нечистыми на руку. Часто они пытаются, например, оспаривать факт поставки товара или оказания услуги. Основанием для этого называют отсутствие документа, подтверждающего прием поставки, или акта выполненных работ. И провернуть подобное для них это – простая задача, если документы предоставлены в бумажном виде: их достаточно просто изъять из архива или “потерять” при пересылке.

Если же на вашем предприятии внедрен электронный документооборот, то со всеми своими контрагентами вы обмениваетесь документами онлайн. При этом сервис фиксирует 100% действий с каждым документом как среди сотрудников вашего предприятия, так и в компании партнера.

В кабинете видно, кто заходил в систему, в какое время какого дня, какие действия были совершены. То есть любые изменения, которые происходят с вашими первичными документами, фиксируются, и это автоматически отбивает охоту проводить какие-либо незаконные действия. Кроме этого, с цифровой документооборот избавляет от постоянных “а ваши акты еще не пришли”, “документы потерялись — пришлите еще раз”, “нет актов — нет оплаты…”


Документы онлайн избавят от коррупции при взаимодействии с проверяющими органами


Если проверяющие органы выезжают для проверки на предприятие и работают с бумажными документами, у них есть определенное время для ее проведения. Они запрашивают документацию, и потом проверяют огромные стопки бумаг вручную. Если в компании плохо организован архив или очень много документов, то часто важные акты теряются, или их долго не могут найти. И тогда сценарий приблизительно такой: “Если у вас нет подписанного акта, договора или прочего, мы снимаем сумму с расходов, начисляем дополнительные налоговые обязательства и выставляем штраф”.

Электронные документы – это стопроцентный способ избежать такой ситуации. Ведь каждый подписан электронно-цифровой подписью, хранится в архиве с простым и удобным поиском и найти его можно в течение пары секунд. Это и упрощает процесс проверки, и снимет так называемый “человеческий фактор”. А нет “человеческого фактора” – нет коррупции и возможностей для манипуляций с документами. Электронный документооборот – это тот путь, который сделает бизнес эффективным, процессы в компаниях быстрыми и открытыми, а сотрудничество с государственными органами – честным и прозрачным.

Попробовать “ВЧАСНО” бесплатно

По материалам IBuh.info
#електронний документообіг