Все про електронні документи

5 способов сэкономить в кризис без ущерба для бизнеса

Коммерческий директор сервиса обмена электронными документами «Вчасно» Константин Юрченко рассказал в колонке для EVO.Business, как сэкономить во время кризиса без ущерба для бизнеса.


Цифровые инструменты


Проанализируйте, какие процессы в компании отнимают много времени. Есть огромное количество бесплатных сторонних сервисов, которые позволят автоматизировать все, на что расходуется драгоценное время и силы ваших сотрудников.

Например, с помощью электронного учета бухгалтер сможет быстрее и качественнее готовить отчеты. У него останется больше времени на проведение оплат или на финансовое планирование.

Константин Юрченко

Электронный документооборот


Чем больше оборот документов, тем ощутимее будет экономия.

Распечатать, положить в конверт с маркой и отправить акт или договор почтой стоит минимум 25 грн, курьером — 70–80 грн. На отправку электронного документа вы потратите около 2 грн.

Если в месяц отправляете 1000 документов почтой, то годовая экономия может быть 250 тыс. грн. Это сопоставимо с зарплатой одного–двух сотрудников.

В сервисе «Вчасно» есть пакет, который вообще позволяет отправлять неограниченное количество документов бесплатно. При этом вы не тратите деньги на печать, почту или курьера.


Удаленная работа


Опыт многих компаний во время карантина показал, что содержать большой офис вовсе необязательно. Команда «Вчасно», например, за один день перешла на удаленный формат работы без потери продуктивности и ущерба для клиентов.

Подумайте над тем, чтобы после полной отмены карантина переехать в помещение поменьше или вообще оставить команду работать в дистанционном формате. А лишь время от времени собираться вместе в коворкинге. Также его можно использовать для встреч с клиентами.

Если вы только на старте бизнеса, смело начинайте действовать из дома. Возможно, для вашего вида деятельности офис не понадобится и позже.


Специалисты на фрилансе


Проанализируйте, какие задачи можете поручить специалистам на фрилансе. Если юридическая консультация вам нужна только в случае с нетипичными договорами, нет смысла нанимать юриста на полный день.

Оптовые закупки


Покупать большими партиями почти всегда выгоднее.

Например, вам нужно 10 упаковок чая в месяц по 40 грн. Если покупать поштучно, то за год получится 120 упаковок стоимостью 4800 грн.

Если покупать оптом и сразу на год, то стоимость одной единицы будет ниже. Например, 35 грн. В таком случае 120 пачек уже будут стоить 4200 грн. Экономия — 600 грн.

Даже если вы давно работаете с проверенным поставщиком, проведите тендер на одной из открытых электронных площадок. Так вы сможете изучить все предложения других участников рынка. И, возможно, выиграете в цене.

Не забудьте позвать в тендер и своего проверенного поставщика, чтобы он не обиделся на вас. Объясните, что хотите изучить рынок и выбрать лучшее предложение. У него тоже будут шансы на победу.


По материалам evo.business
#електронний документообіг