Все про електронні документи

Роботу ніхто не скасовував: вісім помилок, які виникають при роботі з дому

Під час карантину все більше компаній переводять своїх працівників на дистанційний формат роботи.

На перший погляд, це мрія кожного, працювати вдома, не витрачаючи час на дорогу в офіс. Але є проблеми, які заважатимуть ефективній роботі та навіть здатні знизити продуктивність.


Необлаштований робочий простір


Вам повинно бути комфортно працювати. Ліжко – не найкраще місце для роботи. По-перше, швидко заболить спина, по-друге, потрібно розділяти час та простір для роботи і відпочинку. Інакше дуже скоро ви почнете втомлюватися, вигорати, ненавидіти роботу з дому. Скористайтеся столом. До речі, можна працювати стоячи, наприклад, за високим підвіконням.



Відсутність чіткого графіка дня


Коли працюєш вдома, є велика спокуса лягати пізно, оскільки начебто не треба рано вставати і їхати на роботу. Але це велика помилка. Треба так само дотримуватися розпорядку дня, як і працюючи в офісі. Вставайте завчасно, щоб налаштуватися на роботу. Зробіть зарядку, поснідайте. Створіть свій новий ранковий ритуал. Це допоможе налаштуватися на робочий лад.


І обов'язково розподіляйте свій день на часи роботи та дозвілля. Інакше ви ризикуєте швидко вигоріти, тому що ви будете постійно працювати.



Одноманітність навколо


Ви тепер і живете, і працюєте вдома, тож потрібно час від часу змінювати контекст. Не обідайте перед комп'ютером. Йдіть на кухню. Знаходьте час і відпочивайте, дихайте свіжим повітря (посидіть на балконі чи просто вигляньте у відкрите вікно – карантин же). Після свіжого повітря ви будете ефективнішими. Робіть у перервах вправи, час від часу змінюйте локацію робочого місця.



Неорганізовані обіди


Так, це важливо. Працюючи в офісі, ви обідали у їдальні, ресторані чи у вас були організовані обіди компанією. І тепер вам треба продумати, як налаштувати цей процес удома. Так, щоб і не зіпсувати шлунок, і не витрачати багато часу на приготування їжі протягом робочих годин.



Погані інтернет та зв'язок


Дуже важливо на початку роботи переконатися, що всі технічні можливості працювати віддалено у вас є. Для покращення швидкості інтернету можна використовувати репітери (прилад, що підсилює сигнал – прим. авт.). Для високої якості звуку варто працювати не з мікрофоном і динаміками ноутбуку, а мобільним телефоном і комплектною гарнітурою. Або ноутбуком і гарнітурою.


Відео також краще використовувати в мобільному. Якщо фронтальна камера в ньому не дуже гарної якості, можна поставити телефон основною камерою на себе, а до розмови під'єднатися з ноутбука, щоб бачити решту співрозмовників.



Діти та інші члени родини


Ні, звичайно, діти та ваша сім'я – це не помилка. Але краще подбати про те, щоб вони забули про вас на певний час. З дітьми можуть допомогти няня або бабуся. Або чергування з чоловіком/дружиною, або навіть із друзями.


Коли всі члени родини вимушені працювати вдома, на невеликій території, то може ще виникати проблема з одночасними онлайн-зустрічами та відеодзвінками. В такому випадку виходьте робити дзвінки на балкон, наприклад.



Зменшення комунікацій


Дуже важливо перевести з офлайн в онлайн всі ваші процеси з командою: зустрічі, звіти, планування, тощо. Якщо ви звикли щодня зустрічатися разом і розповідати, хто що планує на день, обов'язково продовжуйте це робити – у відеозустрічах або в окремих чатах/каналах.


Будьте доступні у звичний робочий час по телефону та у месенджерах, які зручні вам і вашій команді. Домовтеся, коли ви доступні. Ви не повинні спілкуватися менше, ніж це було в офісі. Не забувайте і про неформальні чати, де можна жартувати та підтримувати вашу дружню атмосферу.


Якщо ви менеджер, обов'язково спілкуйтеся особисто з кожним членом команди. Краще голосом і з відео. Дізнайтеся, як в них виходить працювати віддалено. Запитайте, як ви можете допомогти у разі труднощів. Може так статися, що у колег є проблеми, якими вони не готові ділитися з усіма.


І якщо ви не менеджер, все одно призначайте особисті відеозустрічі з керівником та іншими колегами. Так ви не втратите емоційний зв'язок, який є всередині колективу.



Втрата залученості та спільного контексту команди


Як слідкувати за колегами, щоб вони не дивилися ютуб, наприклад, замість роботи? Ніяк.


Проте всім потрібна прозорість процесу. І в цьому допоможуть:


  • щоденні онлайн-зустрічі, так званий стендап. Це зустріч на 15 хвилин, коли кожен член команди розповідає про свою роботу: що робили вчора, чим займаєтесь сьогодні, які трапляються проблеми і чим команда може допомогти. Достатньо вести його письмово у спеціальному каналі, наприклад, в Slack. До того ж, так зручніше аналізувати, чи виходить у команди робити заплановане, просто порівнявши записи за минулі дні;
  • синхронізація щотижня: яка наша мета зараз? Які для цього задачі є? Що вже зроблено, наші плани;
  • звіти про щоденну роботу. Робіть це самі та пропонуйте всім членам команди занотовувати свої задачі щодня: що виконали і скільки це зайняло часу. Це допоможе ефективно розподіляти свої зусилля та тримати темп;
  • перший тиждень або два щодня запитуйте у команди, як у них виходить працювати не в офісі, які є проблеми, як їх можна вирішити. Обговоріть окремо, що йде добре у віддаленій роботі, а що потрібно покращити.

Чим більше ви будете спілкуватися, тим краще будете тримати ваш єдиний фокус і спільно йти до мети.


Тож, як зрозуміти, чи ви ефективні у своїй віддаленій роботі? Надайте відповідь на одне запитання: чи є у вас справи та задачі, які ви відкладаєте на час "вже після карантину". Якщо ні, ви все робите правильно.


За матеріалами 24tv.ua

#електронний документообіг