Все про електронні документи

Чому бізнесу варто перейти на хмарні сервіси

Кібератака, яка лихоманила державу і бізнес, змусила українські компанії задуматися над захистом інформації та ресурсів

Вихід знайшли: мінімізувати ризики ураження вірусами, зберегти документи і максимально спростити з ними роботу допоможуть хмарні сервіси. Це ПЗ, яке розміщується в хмарі, працює через веб-браузер і не вимагає установки на комп'ютер клієнта. Просунуті компанії вже давно відмовляються від локального програмного забезпечення на користь хмарних рішень. І ось чому.


Причина 1. Документи в хмарі надійно захищені від ураження вірусом


Ймовірність розповсюдження вірусів через хмарні системи близька до нуля. Коли ви працюєте з хмарними сервісами, немає необхідності встановлювати на ваш комп'ютер будь-яке ПЗ, немає передумов "заразитися" вірусом в результаті автоматичного оновлення системи. Модернізація сервісу, його оновлення відбувається в хмарі і ніяк не впливає на робочі станції і сервери клієнтів. Користувачі, отримавши доступ до сервісу через браузер, завжди користуються найбільш "свіжою", оновленою версією.


Причина 2. Сторонні не мають доступу до ваших документів


Хмарний сервіс не запускається окремо на вашому комп'ютері — він працює через веб-браузер. Відповідно, у сервісу немає доступу до файлів на вашому пристрої без вашої прямої вказівки.

Хмарні онлайн-сервіси надійно архівують і зберігають документи та інші дані в хмарному сховищі. Збереження електронних даних в хмарі на порядок вище, ніж на локальному сховищі. Якщо ваші документи, дані зберігаються на хмарних серверах — їх неможливо "вилучити", втратити або зіпсувати. Зате до них можна отримати доступ в будь-який момент з будь-якого комп'ютера, підключеного до інтернету.


Причина 3. Це дешево і зручно


На відміну від програмного забезпечення, яке потрібно завантажувати, встановлювати, налаштовувати і регулярно оновлювати, для роботи з хмарним рішенням потрібен тільки пристрій з виходом в інтернет. Це може бути комп'ютер, планшет або смартфон. Ви отримуєте доступ до даних коли завгодно і звідки завгодно.

Хмарні онлайн-сервіси не тільки прості у використанні, вони часто на порядок дешевші, ніж локальне програмне забезпечення, а то й зовсім безкоштовні. Той же Google Диск пропонує кожному користувачеві 15 безкоштовних гігабайтів для зберігання документів, листів, фотографій, медіафайлів. Онлайн-сервіс електронного документообігу Вчасно платний тільки для компаній, які відправляють електронні документи, їх контрагенти підписують документи безкоштовно. При цьому вартість електронного документообігу все одно в 10 разів нижча, ніж паперового.


Причина 4. Насправді ви вже використовуєте хмарні сервіси


Згадайте, ще кілька років тому, на яких тільки ресурсах не було розміщені наші електронні скриньки. Сьогодні мало у кого виникають питання, який поштовий сервіс вибрати. Gmail і Google Диск вивели роботу з документами та їх зберігання на якісно новий рівень. CRM-системи, поштові сервіси, хмарні дата-центри — все це ми вже використовуємо повсюдно і для особистих цілей, і для роботи.

Отже, час робити висновки. Один з простих і доступних рецептів підвищення кібербезпеки — замінити локальне ПЗ надійними хмарними сервісами всюди, де це доцільно і можливо. Сподіваюся, що цей важкий для українського бізнесу день серйозно змістить фокус при виборі рішень для бізнесу в бік хмарних рішень.

За матеріалами НВ Бізнес

#електронний документообіг