Все про електронні документи

Документооборот в карантин: как за 3 шага подписать и отправить электронный документ

Во время карантина многие предприниматели задались вопросом, как подписывать документы, когда все работают удаленно. Одно из эффективных решений — перейти на электронный документооборот.

Константин Юрченко, коммерческий директор «Вчасно», рассказал, как за три шага внедрить электронный документооборот в своем бизнесе.

Шаг 1: выберите сервис электронного документооборота


Смотрите на три основных параметра:

  • Облачный он или нет. Выбирайте облачные решения, для работы с которыми нужен только браузер.
  • Цена. Базовые возможности у большинства облачных сервисов бесплатные. Перейти с бумажного документооборота на электронный можно без дополнительных затрат.
  • Скорость подключения. Идеальный вариант, когда для начала использования достаточно просто зарегистрироваться на сайте.

Под эти параметры подходит сервис «Вчасно»: он облачный, можно бесплатно обмениваться и подписывать документы, регистрация занимает не больше трех минут.


Шаг 2: попросите контрагентов зарегистрироваться в сервисе


Вдруг возникнут возражения, расскажите о преимуществах электронного документооборота:

  • сделку можно закрыть за день;
  • электронные документы нельзя потерять;
  • можно быстро вносить изменения и согласовывать правки;
  • экономия денег;
  • выше продуктивность сотрудников;
  • проще проходить проверки.

Константин Юрченко
Константин Юрченко

Контрагентам, с которыми у вас уже заключен бумажный договор, можно предложить подписать дополнительное соглашение в электронном виде и договорится о переходе на онлайн обмен документами.

Если вы чаще получаете документы, а не отправляете, проявите инициативу и расскажите контрагенту о сервисе и попросите прислать договор через него.


Шаг 3: создайте документ, подпишите и отправьте контрагенту


Создайте пакет документов в учетной системе или CRM, загрузите в сервис, подпишите и отправляйте контрагенту на подпись.

Для подписания документов необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП).


Почему нельзя просто высылать сканы электронной почтой


Скан — это не документ, а копия. Бумажный оригинал все равно придется передавать контрагенту. Это создает ряд неудобств, особенно во время карантина: нужно больше времени на закрытие сделки, нельзя совместно работать с документами, сложно доставлять и хранить.

Самое главное — скан-копии не решают проблему дистанционного подписания.


Имеют ли электронные документы юридическую силу


Существует миф, что оригинальные документы все равно должны быть на бумаге, и проверяющим из налоговой нужны именно они.

Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Это прописано в статье 8 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте».

Есть еще два закона, которые регулируют этот вопрос: «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» и «Об электронных доверительных услугах».

По материалам evo.business
#електронний документообіг