Все про електронні документи

Зануритися в природу: як нарешті позбутися принтера в офісі. 6 кроків до відповідального споживання

Зберегти ліси на планеті домовилися світові лідери під час Кліматичного саміту в Глазго. За словами прем'єр-міністра Великобританії Бориса Джонсона, світова спільнота виділить понад $12 млрд на захист лісів, із них $1,5 млрд уже в найближчі п'ять років. А Україна до кінця року може відмовитися від мораторію на вивіз лісу. У Держлісагентстві в цей строк прогнозують ухвалення відповідного закону про ринок деревини. Документ дозволяє експорт з України необроблених лісоматеріалів. Водночас ліси це, зокрема, джерело сировини для виготовлення паперу, споживання якого можна скоротити і зменшити обсяги знищення лісу. Проте, попри діджиталізацію, споживання паперу все ще збільшується – на 7,2% експерти прогнозують зростання й цього року. Антон Скоков, керівник сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно», розповів Mind, чому й досі не всі компанії цифровізувалися і що можна зробити прямо сьогодні, щоб зменшити кількість паперу в офісі.



Що заважає


За даними Агенції з охорони навколишнього середовища США, світове виробництво паперу сягає 300 млн тонн на рік. І значна частина споживання паперових виробів і сміття – саме офісний папір. Світова статистика наводить приклади цікавих фактів не на користь паперу в бізнесі. Понад 70% підприємств зазнають невдачі протягом трьох тижнів, якщо раптом втратять свої паперові записи й архіви через пожежу, повінь або іншу катастрофу. У середньому офісний працівник щорічно використовує 10 000 аркушів. І при цьому 45% роздруківок уже до кінця дня опиняються в смітнику.

Так чому ж і досі в компаніях стоять принтери, а ми, як клієнти, отримуємо в поштових скриньках паперові рахунки або рекламу?

Основних проблем дві. Перша – це сила звички та страх змін у будь-якої людини. Згадайте, як часто ви й самі все ще робите нотатки на папірцях чи в блокнотах. Або лише надрукований чек сприймаєте за справжній. Щоб подолати цю проблему, потрібен час, інформація та приклад людей поруч.

Друга можлива причина – законодавчі або інфраструктурні обмеження. Наприклад, кадрові документи, яких багато на кожному підприємстві, поки що неможливо повністю перевести в електронний вигляд, адже на рівні держави ще не створено відповідний електронний архів. Але й тут є вихід. Використання змішаної моделі в роботі з документами, як роблять уже багато українських компаній. Що не можна перевести в цифру, так і залишити, а решту документів зробити електронними.


Що допоможе


Завдяки сучасним технологіям почати відмову від паперу на роботі можна практично за один день і без суттєвих витрат. Ось шість порад, як це можна зробити вже сьогодні.


Надсилайте клієнтам електронні листи


Паперова пошта, як це не дивно, все ще становить значну частину сміття. Компанії й досі час від часу надсилають своїм клієнтам інформацію про акції та знижки, рахунки тощо в поштові скриньки. Перегляньте, у вас такого немає? Більшість цих листів непотрібні. Будь-яку інформацію можна відправити клієнтам електронною поштою або в його особистому кабінеті на сайті. Якщо ви все ж таки переконані, що дехто хоче отримувати саме папірці, запропонуйте вибір.


Проведіть ревізію всього паперу в компанії


Проаналізуйте, чи всі папери, які «ходять» у вас в офісі так уже й потрібні? Можливо, інструкції для новачків можна й не друкувати, а надсилати в месенджер, на кшталт Slack, Telegram або на імейл. І службові записки, замість того щоб збирати в теках, сміливо замінити електронними листами. А якщо без блокнотів та одноразового посуду зовсім ніяк, то замініть їх на виготовлені з переробленого паперу.


Почніть нарешті електронний документообіг


Якщо ви й досі друкуєте договори, накази, акти виконаних робіт, рахунки тощо, потім надсилаєте їх поштою, а перед цим бігаєте офісом і збираєте підписи, то ви не лише не дбаєте про довкілля, а й втрачаєте багато часу та грошей. Уявіть, до 40% робочого часу працівники можуть витрачати лише на пошуки документів у своїх шухлядах або архівах. А на узгодження, відправлення та підписання договору можуть піти тижні. Можливо, ви вважаєте, що електронні документи – не для вас? Що це складно й дорого? Зовсім ні. Уже давно на ринку є багато хмарних сервісів електронного документообігу. Щоб почати з ними працювати, достатньо мати інтернет і цифровий підпис. Реєструєтеся онлайн і обмінюєтеся документами з партнерами або клієнтами. Деякі сервіси навіть дозволяють це робити безкоштовно.


Введіть за правило зустрічі «без паперу»


Хоча зараз багато компаній продовжують працювати дистанційно і збиратися онлайн, живі зустрічі все ще актуальні. Намагайтеся уникати традиційного способу приходити на них із роздруківками, якщо треба поділитися інформацією з колегами. Замість цього використовуйте екрани з підключеними ноутбуками, проєктори або інші цифрові пристрої. Усі матеріали можна попередньо надіслати учасникам або вивести їх на екран під час зустрічі.


Застосовуйте програми для керування завданнями та проєктами


Керування завданнями та проєктами часто є частиною щоденної рутини офісних працівників. Нотатки на стікерах, у блокнотах, переліки справ та «дорожні карти» – усе це давно вже треба перевести в цифру. Такі застосунки, як Todoist, Any.do та Google Tasks, дозволяють вам керувати завданнями ефективніше та без паперу. Серед зручних інструментів управління проєктами спробуйте, наприклад, Asana, Notion та Trello.


Залучайте до змін і клієнтів, і команду


Найважливіший крок – це почати. Застосуйте хоча б один цифровий інструмент, щоб показати команді, наскільки ефективними вони можуть бути в досягненні безпаперової мети й одночасно підвищувати власну продуктивність. Приміром, бухгалтерія та менеджери, які працюють із документами, дуже швидко оцінять, скільки часу вони заощаджують на електронному обміні документів із постачальниками. Якщо вся команда буде «в справі», зміни відбуватимуться швидше та ефективніше.

Запропонуйте і клієнтам разом із вами зменшити кількість паперу й підписувати необхідні документи онлайн. 

Завдяки досягненням «розумних» технологій сьогодні перехід до безпаперового офісу є не лише здійсненним, а й легким. А отже, є надія, що принаймні заради паперу людство буде знищувати менше дерев.

За матеріалами mind.ua
#електронний документообіг