Все про електронні документи

Перевели команду на віддалену роботу за 1 день. Ось які інструменти ми використовуємо

Команда сервісу електронного документообігу «Вчасно» перейшла на віддалену роботу всього за один день. Тамара Кучугурна, директорка із розвитку сервісу, розповіла EVO.Business, якими сервісами вони користуються, щоб не втратити ефективність.


Slack


Команда спілкується в корпоративному месенджері Slack.

Коли працювали в офісі, щодня проводили стендап, на якому кожен учасник команди ділився статусом виконання задач та планами на день. Так ми синхронізувалися та розуміли загальний контекст. Перейшовши на дистанційну роботу, створили для цього окремий канал в Slack.

В месенджері є боти. Один з них, наприклад, нагадує про регулярні події. Також можна налаштувати зв’язок зі сторонніми сервісами, на кшталт Gitlab, та автоматично отримувати сповіщення про оновлення.

Тамара Кучугурна
Тамара Кучугурна


Trello


Менеджери використовують дошки Trello для синхронізації: вносимо задачі і раз на тиждень звітуємо один перед одним, що зробили, чим займаємося зараз та що плануємо робити далі.

У нас немає заздалегідь визначеної послідовності задач на довгостроковому рівні. Ми обираємо мету на період. Зазвичай це OKR (ключові цілі та результати — прим. ред.) або показники, котрі на них впливають. Від мети залежить короткострокове планування задач.
Наприклад, вирішили, що наступні три місяці будемо працювати над підвищенням кількості активних компаній у сервісі. Цю мету ставимо у перший стовпчик дошки. У другий — гіпотези, які вважаємо, що допоможуть наблизитися до цілі. У третьому — ті, що в роботі, у четвертому — гіпотези, що були опрацьовані, та результати.

Дошка в Trello
Дошка в Trello


Confluence


Гіпотези з Trello, що потребують розробки, описуємо в Confluence. Це як «Вікіпедія» про компанію, в сервісі зберігається інформація про всі наші проекти і команди.

Кожну задачу вносимо у розділ з документацією про ті можливості, які буде створено. Якщо допрацьовуємо вже наявну функцію, інформацію про минулу версію не видаляємо, а пишемо через оновлення та вказуємо дату.

Таким чином не потрібно окремо писати документацію, і у нас є вся історія змін функцій.


Jira


Jira використовуємо для задач з розробки. Задача складається з посилання на необхідний розділ Confluence та примітки, за яку дату потрібно дивитися оновлення.


G Suite


В Google-документах, Google-таблицях та Google-презентаціях декілька людей можуть одночасно працювати над одним файлом.


Figma


Раніше збирали дизайни інтерфейсів в Sketch, але потім перейшли на Figma. Основні переваги:

  • можна працювати над дизайном командою, а не перекидати один одному файли;
  • Figma працює на всіх операційних системах, а не тільки на macOS, як Sketch;
  • поріг входу, в порівнянні зі Sketch, нульовий — інтерфейс дуже простий;
  • в безкоштовній версії над дизайном одночасно може працювати до трьох осіб.


Miro.com


Якщо потрібно поштормити з командою або подумати самостійно, використовуємо сервіси візуалізації інтелект-карт, схем, CJM (Customer Journey Map — шлях користувача у рамках — прим. ред.) — Mindmeister та Miro.com.

У Miro.com зручна синхронізація з Jira. Сервіс дає можливість виводити перелік задач зі статусами для тих, хто не має доступу до Jira. Це дозволяє не платити за ліцензію на більшу кількість користувачів.


Pinterest


В Pinterest узгоджуємо візуальне бачення. Ще до початку роботи над дизайном будь-якого проекту, на етапі визначення стилістики, дизайнери збирають референси у спеціально створену дошку для синхронізації.


«Вчасно»


Використовуємо «Вчасно» для обміну документами з контрагентами. Можна безкоштовно надсилати та отримувати документи на підпис, кількість необмежена.


Skype, Whereby, Hangouts


Відеодзвінки з клієнтами проводимо у Skype, адже до нього всі звикли. Але є інструменти, які ситуативно можуть бути більш доречними. Наприклад, у Whereby учасникам, котрих ви запрошуєте, не потрібно реєструватися, достатньо просто перейти за посиланням.

Hangouts виручає, коли дзвінок на велику кількість учасників. Як і у випадку з Whereby, гостям не потрібно реєструватися.


Telegram, Viber, Facebook, Linkedin


Ці месенджери та соціальні мережі використовуємо, щоб спілкуватися з клієнтами та іншими учасниками ринку.

Деякі компанії використовують Telegram як робочий месенджер. У нас він лише для комунікацій з зовнішнім світом:



Kayako


Використовуємо веб-сервіс Kayako для технічної підтримки клієнтів та швидкого реагування на електронні запити від них.


Twinkle, Zoiper


Коли у клієнтів все ж виникає потреба поспілкуватися телефоном, то використовуємо програми IP-телефонії Twinkle та Zoiper.


TeamViewer


Віддалений доступ до робочого столу — TeamViewer — використовуємо, коли потрібно підключитися до клієнта та допомогти щось налаштувати у роботі із нашим сервісом.

За матеріалами evo.busines
#електронний документообіг